Zeiterfassung für Kleinbetriebe – einfach & rechtssicher

Gegenüber manuellen Stundenzetteln bietet eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe zahlreiche Vorteile: automatische Erfassung per App oder Terminal, manipulationssichere Protokolle, Echtzeit-Übersicht über Arbeitszeiten, automatische Überstundenberechnung, DATEV-Export an den Steuerberater und Einsparungen von bis zu 8 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche.

Im Schnitt sparen Kleinbetriebe 6–8 Stunden pro Woche durch den Wegfall manueller Prozesse wie Stundenzettel-Auswertungen, Excel-Korrekturen und handschriftlicher Fehlerüberprüfung. Die gewonnene Zeit können Sie direkt für Ihren Geschäftsbetrieb nutzen.

Für Handwerksbetriebe eignet sich HRTime besonders gut: Die Smartphone-App mit GPS ist ideal für Baustellen und Außendienst, das RFID-Terminal passt perfekt in die Werkstatt, und der Offline-Modus funktioniert auch ohne stabiles Internet. Speziell für Kleinbetriebe im Handwerk ab 10 Mitarbeitern konzipiert.

Ja, HRTime bietet einen direkten DATEV-Export. Lohndaten werden per Klick an Ihren Steuerberater übermittelt – ohne manuelle Übertragung oder fehleranfällige Excel-Tabellen. So sparen Kleinbetriebe zusätzlich Zeit bei der Lohnabrechnung.

Sehr sicher. HRTime ist ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform und hostet alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten.

Ja, seit dem BAG-Urteil von 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die Zeiterfassungspflicht 2026 wird voraussichtlich gestaffelte Übergangsfristen vorsehen – mit der Pflicht zum Einsatz elektronischer Systeme für Betriebe ab 10 Mitarbeitern.

HRTime bietet drei Methoden: Hardware-Terminals mit Stempeluhr bzw. RFID-Karte, eine digitale Lösung per PC/Laptop-Browser sowie eine mobile App für die flexible Zeiterfassung unterwegs. Alle Methoden können auch kombiniert werden.

HRTime bietet drei Pakete für Kleinbetriebe: Lite ab 4,50 €, Pro ab 5,50 € und Premium ab 7,50 € pro Mitarbeiter/Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühren und ohne versteckte Kosten. Alle Preise im Detail ansehen.

Ja, HRTime ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Software erfüllt alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit – Made in Germany.

Ein gutes Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe sollte folgende Funktionen bieten: einfache Bedienung ohne Schulung, Stempeluhr-App für iOS und Android, DSGVO-konforme Datenspeicherung, automatische Überstundenberechnung, gesetzeskonforme Pausenverwaltung, Urlaubsverwaltung, DATEV-Export und Skalierbarkeit für wachsende Teams.

Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 für alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von der Größe. Nach dem aktuellen Gesetzesentwurf sind Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen und können auch Papier-basierte Systeme nutzen. HRTime empfiehlt jedoch auch Kleinbetrieben den Einsatz digitaler Lösungen, da diese effizienter, rechtssicherer und zukunftssicher sind.

Nein, laut aktuellem Gesetzesentwurf sind Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen. Sie können auch manuelle Systeme wie Stundenzettel nutzen. Allerdings bietet die digitale Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe erhebliche Vorteile: Zeitersparnis, weniger Fehler, bessere Übersicht und rechtssichere Dokumentation. HRTime bietet flexible Lösungen speziell für kleine Unternehmen.

Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß verhängt werden. Dies gilt auch für Kleinbetriebe. Mit HRTime erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen automatisch und sind rechtlich auf der sicheren Seite.

Ja, HRTime funktioniert perfekt im Homeoffice. Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten per Browser, Desktop-App oder Smartphone-App erfassen – egal wo sie arbeiten. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert und sind sofort verfügbar.

Ja, HRTime eignet sich perfekt für die Zeiterfassung von Minijobbern. Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitszeiten von Minijobbern besonders genau dokumentiert werden. Mit HRTime erfassen Sie diese rechtskonform und vermeiden Bußgelder.

Excel-Zeiterfassung ist fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht manipulationssicher. HRTime bietet eine professionelle Alternative: automatische Berechnung von Überstunden, gesetzeskonforme Pausenregelungen, DATEV-Export und mobile Erfassung. Außerdem sparen Sie bis zu 8 Stunden pro Woche durch Automatisierung.

Für Baustellen bietet HRTime die mobile Zeiterfassung per App mit GPS- Standorterfassung. Ihre Mitarbeiter stempeln direkt vor Ort ein und aus. Die App funktioniert auch offline – alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist.

Ab 10 Mitarbeitern rechnet sich eine Zeiterfassung für Kleinbetriebe, da manuelle Prozesse wie Stundenzettel und Excel ab dieser Größe exponentiell mehr Zeit kosten. HRTime ist ab 10 Beschäftigten verfügbar und wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen mit – bis 500+ Mitarbeiter.

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt, jedoch müssen Arbeitszeiten trotzdem vollständig erfasst werden. Das BAG-Urteil (Az. 1 ABR 22/21) hat klargestellt, dass die Pflicht zur Zeiterfassung unabhängig vom Arbeitszeitmodell gilt – auch bei Vertrauensarbeitszeit. Der Unterschied: Der Arbeitgeber muss die Erfassung sicherstellen, kontrolliert aber nicht zwangsläufig die konkrete Arbeitszeit. HRTime ermöglicht genau das – flexible Erfassung ohne Kontrolldruck.

Arbeitszeitaufzeichnungen müssen gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Tages, an dem die Aufzeichnung erstellt wurde. Bei Minijobbern beträgt die Frist ebenfalls 2 Jahre (§ 17 MiLoG). HRTime speichert alle Zeitdaten automatisch und revisionssicher in der Cloud – Sie müssen sich um die Aufbewahrung nicht kümmern.

Laut ArbZG und BAG-Urteil müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden – einschließlich Überstunden und Pausenzeiten. Die Aufzeichnung muss am selben Tag erfolgen, spätestens jedoch bis zum Ablauf des siebten Folgetages. HRTime erfasst all diese Daten automatisch: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten – vollständig und manipulationssicher.