Personaleinsatzplanung Software – Schicht- & Dienstpläne automatisch erstellen

Automatische Dienstplanung nutzt Algorithmen, um Mitarbeiter regelbasiert auf Schichten zu verteilen – unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitgesetzen und Betriebsvereinbarungen. Die Software erkennt Konflikte wie Ruhezeitverletzungen oder Doppelbelegungen und löst diese sofort. HRTime erstellt per Knopfdruck optimierte Schichtpläne und berücksichtigt dabei alle relevanten Planungsfaktoren gleichzeitig.

Ein Schichtplan definiert wiederkehrende Schichtzyklen (z.B. Früh-, Spät-, Nachtschicht) mit festen Rotationen, während ein Dienstplan die konkrete Zuordnung einzelner Mitarbeiter zu bestimmten Arbeitszeiten und -tagen regelt. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet. HRTime unterstützt sowohl rollierende Schichtpläne als auch individuelle Dienstpläne und kombiniert beide Ansätze flexibel.

Geeignete PEP-Software sollte Schichtplanung, Zeiterfassung, Qualifikationsmanagement, Mitarbeiter-Self-Service und gesetzliche Regelprüfung abdecken. Wichtig sind eine mobile App, Drag-and-Drop-Planung und Schnittstellen zu DATEV und SAP. HRTime bietet all diese Funktionen in einer Cloud-Lösung – inklusive lückenloser Compliance-Prüfung nach ArbZG, JArbSchG und MuSchG.

Zur Erstellung eines Schichtplans definieren Sie zunächst den Personalbedarf pro Zeitfenster, erfassen Mitarbeiterverfügbarkeiten und Qualifikationen, und ordnen dann Mitarbeiter den Schichten zu. Gesetzliche Vorgaben wie Höchstarbeitszeiten (max. 10h/Tag) und Ruhezeiten (min. 11h) müssen eingehalten werden. Mit HRTime erstellen Sie Schichtpläne per Drag-and-Drop oder per Knopfdruck – die Software prüft alle Regeln in Echtzeit.

Planungsgruppen sind organisatorische Einheiten, in denen Mitarbeiter mit ähnlichen Aufgaben, Qualifikationen oder Einsatzorten zusammengefasst werden. Sie ermöglichen eine strukturierte Planung nach Abteilungen, Standorten oder Funktionsbereichen. In HRTime können Planungsgruppen flexibel angelegt werden, sodass Planer gezielt für einzelne Bereiche planen und gleichzeitig den standortübergreifenden Überblick behalten.

PEP-Software nutzt eine digitale Qualifikationsmatrix, in der Mitarbeiterfähigkeiten, Zertifikate und Berechtigungen hinterlegt sind. Bei der Schichtzuordnung gleicht die Software die Anforderungen der Schicht mit den Qualifikationsprofilen ab. HRTime warnt, wenn eine Schicht mit unqualifiziertem Personal besetzt werden soll, und schlägt passende Alternativen vor.

Ja, digitaler Schichttausch gehört zu den Standardfunktionen moderner PEP-Software. Mitarbeiter initiieren über eine App einen Tausch, der nach Bestätigung beider Parteien und Genehmigung des Vorgesetzten wirksam wird. HRTime bietet einen vollständig digitalen Schichttausch-Workflow mit sofortiger Prüfung von Qualifikationen, Ruhezeiten und Arbeitszeitkontingenten – alles in Echtzeit über die Mitarbeiter-App.

Bei der PEP müssen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), das Mutterschutzgesetz (MuSchG), das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sowie geltende Tarifverträge eingehalten werden. Zentral sind Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenregelungen und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. HRTime hat alle relevanten deutschen Arbeitsgesetze integriert und prüft die Einhaltung bei jeder Planungsänderung.

Das ArbZG begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf maximal 8 Stunden (Verlängerung auf 10h bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten), schreibt 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten vor und verlangt Pausen von 30 Minuten bei 6–9h bzw. 45 Minuten bei über 9h Arbeitszeit. Sonn- und Feiertagsarbeit ist nur in Ausnahmebranchen erlaubt. HRTime prüft alle ArbZG-Vorgaben in Echtzeit und verhindert regelwidrige Planungen durch sofortige Warnungen.

Gemäß §87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit – einschließlich jedes einzelnen Dienstplans. Ohne Zustimmung des Betriebsrats darf kein Dienstplan umgesetzt werden. HRTime unterstützt digitale Freigabe-Workflows, über die der Betriebsrat Dienstpläne direkt in der Software einsehen und genehmigen kann.

Mitarbeiter können über Self-Service-Funktionen ihre Wunscharbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Präferenzen digital hinterlegen. Die Planung berücksichtigt diese Wünsche als Planungsfaktor und bringt sie mit dem betrieblichen Bedarf in Einklang. In HRTime geben Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten direkt über die App ein – der Algorithmus berücksichtigt diese bei der nächsten Planerstellung.

Am stärksten profitieren Branchen mit Schichtbetrieb und schwankendem Personalbedarf: Gesundheitswesen und Pflege, Gastronomie und Hotellerie, Einzelhandel, Produktion und Industrie, Logistik, Sicherheitsdienste sowie Call-Center. HRTime ist branchenübergreifend einsetzbar und bietet branchenspezifische Vorlagen für Schichtmodelle, Qualifikationsprofile und Regelwerke.

PEP-Software kostet typischerweise zwischen 2 und 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Einsteigertools starten ab ca. 2–3 €/Nutzer/Monat, umfassende Lösungen mit Zeiterfassung und Qualifikationsmanagement liegen bei 5–9 €/Nutzer/Monat. HRTime bietet ein transparentes Preismodell ohne versteckte Kosten – kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot passend zu Ihrer Unternehmensgröße. Details unter Alle Preise ansehen.