Zeitwirtschaft Software – Arbeitszeitkonten, Schichtmodelle & Zuschläge automatisiert

Bei der positiven Zeitwirtschaft wird die gesamte Anwesenheitszeit erfasst – jede Stunde, jede Pause, jede Abweichung. Das System berechnet den Saldo in Echtzeit. Typisch für Schichtbetriebe, Produktion und Pflege. Bei der negativen Zeitwirtschaft wird nur die Abweichung von der Regelarbeitszeit dokumentiert – Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub oder Krankheit. Ansonsten gilt der Arbeitnehmer als anwesend. Typisch für Vertrauensarbeitszeit oder leitende Angestellte. HRTime unterstützt beide Modelle.

Ein Ampelkonto ist ein Arbeitszeitkonto mit drei konfigurierbaren Statuszonen: Grün = Normbereich (Mitarbeiter kann weiter Überstunden ansammeln), Gelb = Warnstufe (z.B. ab +50h Guthaben, Absprache zwischen Mitarbeiter und Führungskraft erforderlich), Rot = Handlungsbedarf (Konto-Deckelung, keine weitere Stundenbuchung möglich). Die Grenzwerte lassen sich in HRTime pro Abteilung oder Gruppe individuell konfigurieren. Das Ampelkonto schützt vor ungesunder Ansammlung von Überstunden und gibt Führungskräften frühzeitig Planungssicherheit.

Tagespläne sind in HRTime die kleinste Bausteineinheit der Zeitwirtschaft. Ein Tagesplan legt fest, welche Arbeitszeiten an einem bestimmten Tag gelten – z.B. Frühschicht 06:00–14:00 Uhr, Spätschicht 14:00–22:00 Uhr. Er enthält eine Plannummer, eine Beschreibung, die Zuweisung zu einer Filiale oder Abteilung und den Schichttyp. Aus mehreren Tagesplänen werden Arbeitszeitmodelle zusammengesetzt. Diese bilden die Grundlage für Soll-Stunden, Zuschlagsberechnung und Saldenberechnung.

HRTime unterstützt alle gängigen Arbeitszeitmodelle: Vollzeit und Teilzeit mit festen Arbeitszeiten, Gleitzeit mit Kernarbeitszeit und Gleitzeitkorridor, 4-Tage-Woche und komprimierte Arbeitswochen, 2-, 3-, 4- und 5-Schicht-Systeme für vollkontinuierlichen Betrieb, Bandbreitenmodell mit Arbeitszeitkorridor (Optionstarif), Jahresarbeitszeitkonto und Vertrauensarbeitszeit (negative Zeitwirtschaft). Alle Modelle werden über Tagespläne konfiguriert und mit den zugehörigen Tarifmodellen und Kontenregeln verknüpft.

HRTime unterstützt alle relevanten Pausenarten: Starre Pausen (zu fester Uhrzeit), flexible Pausen (innerhalb eines Zeitfensters), gestückelte Pausen (mehrere kleinere Pausen, mindestens 15 Minuten je nach §4 ArbZG), und schichtspezifische Pausenmodelle. Die gesetzlichen Mindestpausen nach §4 ArbZG werden geprüft: bei 6–9 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausenmodelle werden pro Abteilung oder Schichttyp konfiguriert.

Ja – unter bestimmten Bedingungen. Nach der ständigen Rechtsprechung des BAG (u.a. BAG 19.09.2012, Az. 5 AZR 678/11) ist die Umkleidezeit vergütungspflichtig, wenn das Tragen der Schutzkleidung oder Uniform dienstlich angeordnet ist und das Umkleiden am Betriebsort erfolgen muss. Das gilt für: Schutzkleidung in der Produktion, vorgeschriebene Hygienebekleidung in der Pflege oder Lebensmittelindustrie, sowie für Uniformen, die nicht öffentlich getragen werden dürfen. In HRTime werden vergütungspflichtige Umziehzeiten pro Abteilung konfiguriert und zur erfassten Arbeitszeit addiert.

Nach §3 ArbZG beträgt die tägliche Höchstarbeitszeit 8 Stunden. Sie darf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Zusätzlich gilt: Nach §5 ArbZG muss zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Für Nachtarbeit (23:00–06:00 Uhr) gibt es besondere Schutzvorschriften. HRTime überwacht alle diese Grenzen lückenlos.

GPS-Standortdaten sind personenbezogene Daten nach Art. 4 DSGVO. Eine DSGVO-konforme GPS-Zeiterfassung erfordert: klaren Verwendungszweck (nur Zeiterfassung, kein Bewegungsprofil), Erfassung ausschließlich während der Arbeitszeit, informierte Einwilligung oder Betriebsvereinbarung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sowie Datensparsamkeit und Löschfristen. HRTime erfüllt alle diese Anforderungen – die GPS-Erfassung schaltet sich automatisch nach Ende der Stempelung ab. Eine Betriebsvereinbarung sollte vor der Aktivierung mit dem Betriebsrat abgeschlossen werden.

Das Gleitzeitkonto in HRTime bucht täglich den Saldo zwischen geleisteten Ist-Stunden und den vertraglich vereinbarten Soll-Stunden. Plusstunden (Mehrarbeit) werden gutgeschrieben, Minusstunden (weniger gearbeitete Zeit) abgezogen. Der Ausgleichszeitraum – typisch 3, 6 oder 12 Monate – wird in den Kontenregeln hinterlegt. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Plusstunden durch Freizeitnahme oder Minusstunden durch Mehrarbeit ausgeglichen werden. Nicht ausgeglichene Plusstunden am Ende des Zeitraums können auf Überstundenkonten übertragen oder ausgezahlt werden.

Plusstunden sind alle Stunden, die über die täglich vertraglich vereinbarten Soll-Stunden hinausgehen – egal ob 1 oder 5 Stunden mehr. Überstunden im arbeitsrechtlichen Sinn entstehen dagegen erst, wenn die tariflich oder vertraglich festgelegte Höchstgrenze überschritten wird – z.B. mehr als 40 Stunden Wochenarbeitszeit bei Vollzeit. Nur Überstunden im rechtlichen Sinne begründen ggf. Zuschlagsansprüche. In HRTime werden beide Kategorien getrennt geführt: Plusstunden werden in das Gleitzeitkonto gebucht, Überstunden in das Überstundenkonto (Ü25/Ü50/Ü70).

Bei Krankheit (AU-Bescheinigung) und genehmigtem Urlaub werden grundsätzlich keine Minusstunden gebucht – die Soll-Stunden des Fehltages gelten als erfüllt. Bei unentschuldigtem Fehlen oder nicht genehmigter Abwesenheit entstehen dagegen Minusstunden. In HRTime wird pro Abwesenheitsart festgelegt, wie die Buchung ins Gleitzeitkonto erfolgt. Wichtig: Im Gleitzeitmodell darf der Arbeitgeber laut BAG-Rechtsprechung Minusstunden für krankheitsbedingte Fehlzeiten nur unter sehr engen Voraussetzungen verrechnen, wenn eine Betriebsvereinbarung das explizit regelt.

In HRTime werden Arbeitszeitkonten über Zeitgruppen und eine Gruppenzuordnungs-Tabelle verwaltet. Zunächst werden Zeitgruppen definiert (z.B. Gruppe A = Normalarbeitszeit, Gruppe B = Schichtarbeitszeit). Dann werden den Gruppen spezifische Zeitkonten zugeordnet – z.B. erhält Gruppe B das Nachtarbeitszuschlagskonto zusätzlich. Die Gruppenzuordnung erfolgt pro Abteilung oder Mitarbeitergruppe. So können verschiedene Bereiche eines Unternehmens unterschiedliche Kontenstrukturen nutzen, ohne jedes Konto einzeln konfigurieren zu müssen.

HRTime verfügt über eine direkte API-Anbindung an DATEV Lodas und DATEV Lohn und Gehalt. Nach Abschluss des Abrechnungszeitraums werden alle relevanten Zeitwirtschaftsdaten – Ist-Stunden, Überstunden, Zuschlagsberechnung, Fehlzeiten und Konten-Salden – über die Schnittstelle an DATEV übergeben. Alternativ steht die offene REST-API für die Anbindung anderer Lohnbuchhaltungssysteme (SAP, Sage, ADDISON etc.) zur Verfügung. Der Export erfolgt auf Knopfdruck – keine manuelle Dateiaufbereitung, kein doppeltes Erfassen.