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Digitale Personalakte: Moderne Lösung für Ihre HR-Prozesse

Digitale Personalakte für modernes HR-Management

Verwenden Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen und erleben Sie eine deutliche Optimierung Ihrer Personalarbeit durch modernes HR-Management – allein schon deshalb, weil Personalakten und Personaldaten nun zentral in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert werden!

 

So ist ein schnellerer Zugriff auf Daten für die Personalabteilung möglich, der Verwaltungsaufwand in der Personalverwaltung wird reduziert und das umständliche Suchen in Aktenordnern gehört der Vergangenheit an. Dank Digitalisierung der HR-Prozesse wird Ihre Arbeit mit einer innovativen Lösung effizienter.

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Digitale Personalakte auf Smartphone – DSGVO-konform
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Vorteile der digitalen Personalakte für Ihre Personalabteilung

Die Digitalisierung der Personalakten vereinfacht die Arbeit, indem sie physische Aktenschränke durch elektronische Speicherung ersetzt und dadurch Platz schafft. Da Personaldokumente wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Gehaltsabrechnungen unmittelbar verfügbar sind, können Sie Zeit sparen, während die Übersicht gewahrt bleibt. Darüber hinaus sorgt die digitale Lösung dafür, dass Ihre HR-Prozesse effizienter werden, weil sie Abläufe automatisiert.

Moderne Funktionen der digitalen Personalakte in unserer HR-Software

Die elektronische Personalakte bietet sämtliche Funktionen einer klassischen Personalakte, jedoch ohne den Einsatz von Papier, weil sie vollständig digital arbeitet. Ihre Daten werden in einer deutschen Cloud gespeichert, sodass Sie jederzeit Zugriff haben, während höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sind.

Hier sind die zentralen Funktionen im Überblick:

  • Zentrale Datenspeicherung: Alle Mitarbeiterdaten, wie Verträge oder Leistungsbeurteilungen, sind an einem Ort, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
  • Einfache Dokumentenverwaltung: Laden Sie Personaldokumente wie Zertifikate hoch, um sie übersichtlich zu organisieren.
  • Zugriffssteuerung: Legen Sie fest, wer sensible Daten sieht, sodass der Datenschutz stets gewährleistet ist.
  • Schnelle Suchfunktion: Finden Sie Mitarbeiterinformationen sofort, da Filteroptionen die Suche vereinfachen.
  • Integration in HR-Systeme: Synchronisieren Sie die digitale Personalakte mit Ihrer HR-Software, um Prozesse zu automatisieren.
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Moderne Lösungen für die Personalverwaltung

Einführung der digitalen Personalakte: Zeit und Kosten sparen

Das umständliche Suchen nach Informationen in Papierakten gehört der Vergangenheit an. Mit der digitalen Personalakte ermöglichen Sie ein schnelles Auffinden der Personaldokumente, sparen nicht nur Zeit, sondern senken auch Ihre Verwaltungskosten und können Ihre Ressourcen durch optimierte HR-Prozesse besser nutzen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile:

  • Kostenersparnis: Kein Papierkram mehr, Archivräume werden frei und Sie senken Ihre Kosten!
  • Zeitersparnis: Kein umständliches Suchen mehr, Ihre Daten haben Sie mit wenigen Klicks auf Ihrem Monitor!
  • Klare Struktur: Alle Daten sind klar und übersichtlich strukturiert.
Optimieren Sie Ihre HR-Abläufe!
Digitale Personalakte für moderne HR-Abteilungen

Elektronische Sicherheit und Datenschutz -
für die digitale Personalakte in unserer Cloud

Natürlich müssen sensible Daten geschützt werden. Deshalb erfüllt unsere digitale Personalakte alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verlassen Sie sich darauf: Ihre Daten sind sicher, Compliance ist stets gewährleistet.
Datenschutz und Compliance
Unsere HR-Software schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff, weil sie aktuelle Datenschutzrichtlinien einhält, während die Compliance stets gewährleistet ist.
Datenschutz
Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen
Nur berechtigte Personen sehen Personaldokumente, damit die Sicherheit Ihrer digitalen Personalakte gewährleistet ist, während unbefugter Zugriff verhindert wird.
Zugriffskontrolle
Serienbrieffunktion
Erstellen Sie Arbeitsverträge regelkonform per Serienbrief, um sehr viel Zeit zu sparen, während Ihre HR-Prozesse deutlich effizienter und strukturierter werden
Serienbrieffunktion
Modernste Sicherheitsmaßnahmen schützen sensible Personaldaten. Sämtliche Datenschutzanforderungen werden stets erfüllt.
Jetzt starten und Vorteile der Digitalisierung entdecken!

Funktionen der elektronischen Personalakte im Überblick

Die elektronische Personalakte modernisiert Ihre Personalabteilung, indem sie jederzeit und von überall zugänglich ist. Durch die Digitalisierung werden HR-Prozesse vereinfacht und automatisiert, während der Bedarf an physischem Speicherplatz erheblich reduziert wird. Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an, da Personaldokumente digital verwaltet werden und Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung sie schützen. 

Die Konsequenz? Sie steigern die Effizienz und sparen Zeit und Kosten!

Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick

Zentrale Datenspeicherung

Alle Mitarbeiterdaten wie z.B. Verträge oder Leistungsbeurteilungen sind zentral gespeichert, sodass Sie schnell und problemlos darauf zugreifen können.
Sie können Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen und Schulungsnachweise hochladen („uploaden“), um diese übersichtlich zu organisieren. So behalten Sie stets den Überblick!
Legen Sie fest, wer auf sensible Daten zugreifen darf. So bleibt Datenschutz stets gewährleistet.
Nutzen Sie Such- und Filterfunktionen, um Mitarbeiterdaten schnell zu finden und zu organisieren.

Die digitale Personalakte synchronisiert sich automatisch mit HR-Software. So wird Ihre Datenverwaltung automatisiert, während manuelle Prozesse auf ein Minimum reduziert werden.

Jede Änderung, die in Personaldokumenten vorgenommen wird, wird protokolliert: Wer hat was wann wie geändert?
Um sicherzustellen, dass in der Personalabteilung wichtige Dinge nicht vergessen und Fristen nicht versäumt werden, gibt es die automatisierte Erinnerungsfunktion.

Sie haben die Möglichkeit, selbstständig Berichte zu erstellen, z.B. zu Fluktuationsraten, um so bessere und vor allem: datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Unsere digitale Personalakte erfüllt alle Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sowie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD).

Mitarbeiter können auf Wunsch ihre Personaldaten einsehen und bei Bedarf auch ändern. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Ihre Personalabteilung wird entlastet und die Datenpflege wird vereinfacht.

Sie können von jedem beliebigen Ort auf die digitale Personalakte zugreifen. So bleiben Sie stets flexibel, auch wenn Sie unterwegs arbeiten.

Automatisierte Checklisten erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, während die Personalabteilung Zeit und Ressourcen spart.

Die digitale Personalakte ist eine zeit- und kostensparende Lösung, die Ihre HR-Prozesse optimiert und Transparenz schafft.

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FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

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FAQ zu HR-Software und Funktionen

Was ist eine digitale Personalakte?

Herkömmliche Papierakten werden heutzutage mehr und mehr durch digitale Personalakten ersetzt. Dort werden Mitarbeiterdaten elektronisch in Daten-Management-Systemen (DMS) gespeichert. Das spart Platz und Zeit, da auf wichtige Personaldokumente sofort zugegriffen werden kann. Außerdem sorgt unsere Cloud-basierte Personalakte für eine übersichtliche Ablage, wobei alle Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBG) erfüllt werden.
Nein, Sie sind nicht verpflichtet, die digitale Personalakte zu verwenden. Allerdings ist deren Implementierung in der Personalverwaltung empfehlenswert und ratsam. Durch den Einsatz von HR-Software ermöglicht die digitale Archivierung der Personaldokumente: Keine Papierakten mehr! Viel mehr Platz! Erhebliche Zeitersparnis! Mittlerweile stehen sogar viele Betriebsräte der Einführung positiv gegenüber, da die GoBD-Compliance gesichert wird und Prozesse effizienter werden.
Die E-Akte dient der Archivierung von Stammdaten, Arbeitsverträgen, Fortbildungszertifikaten und Ähnlichem. Dokumente und Daten werden digitalisiert, wodurch die Verwaltung enorm vereinfacht wird. Gleichzeitig kann – bei entsprechender Berechtigung – jederzeit Einsicht in die Daten genommen werden. Trotzdem bleiben die Daten selbst übersichtlich organisiert.
Die Datenschutzanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden von unserer digitalen Personalakte vollumfänglich erfüllt. Ihre Daten sind sicher!
Ja, dies ist über ein Self-Service-Portal möglich. Aber damit nicht genug! Mitarbeiter können ihre Daten bei Bedarf sogar selber aktualisieren. Dadurch wird die Personalabteilung entlastet und die Datenpflege optimiert.
Die E-Akte lässt sich problemlos in vorhandene HR-Systeme integrieren. So können Sie digitale Workflows kreieren, während Daten synchronisiert und manuelle Prozesse reduziert werden.

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