Digitale Personalakte – DSGVO-konform & GoBD-sicher

Entgeltunterlagen nach § 8 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) sind Dokumente, die für die korrekte Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen erforderlich sind: Lohnabrechnungen, Stundenaufzeichnungen, Beschäftigungsnachweise und ähnliche Unterlagen. Diese müssen ab dem 01.01.2027 digital und revisionssicher vorliegen. HRTime verwaltet diese Unterlagen DSGVO-konform und GoBD-sicher.

In die digitale Personalakte gehören alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Änderungsverträge, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Gesundheitszeugnisse und Führungszeugnisse, Lohnabrechnungen, Pfändungsbeschlüsse, Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge, Kündigungsschreiben und arbeitsrechtliche Korrespondenz. HRTime strukturiert alle Dokumente in 20+ vordefinierten Kategorien.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) nach dem BMF-Schreiben vom 11.03.2024 fordern für steuerrelevante Dokumente: Unveränderlichkeit (einmal archiviert kann ein Dokument nicht verändert werden), Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail) und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. HRTime erfüllt alle GoBD-Anforderungen vollständig.

Die Personalakte umfasst alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente: Verträge, Zeugnisse, Qualifikationen, Korrespondenz. Entgeltunterlagen sind ein Teilbereich davon: Sie umfassen ausschließlich die für die Sozialversicherung relevanten Nachweise wie Lohnabrechnungen und Beschäftigungsnachweise. Nur Entgeltunterlagen unterliegen ab 2027 der gesetzlichen Digitalpflicht (§ 8 BVV) – die gesamte Personalakte nicht.

Ja. Nach § 83 BetrVG haben Arbeitnehmer das Recht, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (BAG, 16.11.2010, Az. 9 AZR 573/09). HRTime unterstützt dieses Einsichtsrecht über rollenbasierte Zugriffsrechte: Mitarbeiter sehen im Employee Self Service Portal ausschließlich die für sie freigegebenen Dokumente. HR-Administration und Führungskräfte erhalten abgestufte Zugriffsrechte je nach Berechtigung.

Ein Audit-Trail ist ein lückenloses, manipulationssicheres Protokoll aller Aktionen in der digitalen Personalakte: Wer hat wann welches Dokument hochgeladen, eingesehen, geändert oder gelöscht? Diese Nachvollziehbarkeit ist eine zentrale Anforderung der GoBD (BMF-Schreiben 11.03.2024) und schützt bei Betriebsprüfungen. HRTime protokolliert jeden Zugriff automatisch und vollständig.

HRTime kennt alle relevanten Aufbewahrungsfristen: Lohn-/Gehaltsabrechnungen 10 Jahre (§ 147 AO), Buchungsbelege seit 2025 nur noch 8 Jahre statt 10 Jahre (§ 147 AO, geändert durch BEG IV), Lohnsteuerunterlagen 6 Jahre (§ 41 EStG), SV-Nachweise 5 Jahre (§ 28f SGB IV), allgemeine Personalakte nach Ausscheiden 3 Jahre (§ 195 BGB), Bewerbungsunterlagen maximal 6 Monate (AGG). Nach Ablauf der Frist löst HRTime automatisch Löschaufgaben aus – keine manuelle Pflege nötig.

HRTime verarbeitet alle Personaldaten ausschließlich auf Servern im KAMP-Rechenzentrum (ISO 27001 zertifiziert), ausschließlich in Deutschland. Die Datenverarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO – die rechtlich korrekte Grundlage nach dem BAG-Urteil vom 08.05.2025 (Az. 8 AZR 209/21). Besondere Datenkategorien (Gesundheit, Behinderung) werden mit erhöhtem Schutz nach Art. 9 DSGVO behandelt. Ein automatisches Löschkonzept stellt die Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen sicher.

§ 26 BDSG regelte bisher den Beschäftigtendatenschutz als nationale Ergänzung zur DSGVO. Das BAG hat am 08.05.2025 (Az. 8 AZR 209/21) festgestellt, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG die Anforderungen der EU-Öffnungsklausel (Art. 88 DSGVO) nicht erfüllt und damit faktisch unanwendbar ist. HRTime stützt die Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis direkt auf Art. 6 DSGVO und ist damit auf der rechtlich sicheren Seite. Ein neues Beschäftigtendatengesetz ist in Planung, aber noch nicht verabschiedet.

Ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet sind. Das gilt auch für die digitale Personalakte – unabhängig davon, ob eine Überwachungsabsicht besteht. Es wird empfohlen, vor der Einführung eine IT-Betriebsvereinbarung abzuschließen. HRTime unterstützt Sie dabei mit Muster-Vereinbarungen.

HRTime durchsucht alle Dokumente in der digitalen Personalakte nach Dokumentname, Kategorie, alternativem Dokumentnamen, Datum, Autor und Schlagwörtern. Beim Hochladen erfasst HRTime Metadaten sofort: Datum, Versand, Rücklaufdatum, Bemerkungen und individuelle Schlagwörter. Die Übersichtstabelle zeigt alle Dokumente eines Mitarbeiters sortiert und filterbar – jedes Dokument ist in Sekunden gefunden.

Für KMU bis 50 Mitarbeiter ist HRTime in 1–3 Tagen einsatzbereit. Für mittelständische Unternehmen planen wir einen strukturierten Rollout über 2–4 Wochen – inklusive Datenimport, Konfiguration der Kategorien und Zugriffsrechte sowie Schulung für HR-Administratoren. Unser Projektteam begleitet Sie von der Planung bis zum Go-Live.

Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Die Kündigung muss 3 Monate vor Ablauf erfolgen. Nach Ablauf verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils 12 Monate, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird. Die monatliche Pauschale pro Mitarbeiter ist transparent ausgewiesen.