Zeiterfassung für Filialunternehmen – alle Filialen zentral steuern, lokal handeln
Steuern Sie die Arbeitszeiten aller Filialen von einer zentralen Plattform – und geben Sie Filialleitern gleichzeitig die Freiheit, Schichten, Genehmigungen und Korrekturen vor Ort eigenständig zu verwalten. HRTime skaliert vom 5-Filialen-Betrieb bis zum Netzwerk mit 500+ Standorten – mandantenfähig, offline-fähig und mit bis zu 10 Berechtigungsebenen. Erleben Sie die Lösung in einer kostenlosen 45-Minuten-Demo.
Multi-Standort-fähig
GPS-Geofencing
Offline-fähig
DSGVO-konform
Made in Germany
Warum brauchen Filialunternehmen eine spezialisierte Zeiterfassung?
Herausforderungen, die nur Filialunternehmen kennen
Eine Bäckereikette mit 30 Standorten. Ein Einzelhändler mit 80 Filialen in sechs Bundesländern. Ein Franchise-System mit 200 Partnerbetrieben. Alle stehen vor derselben Frage: Wie erfasse ich Arbeitszeiten einheitlich, rechtssicher und ohne manuelle Nacharbeit – über alle Standorte hinweg? Genau hier trennen sich allgemeine Zeiterfassungslösungen von einer Software, die für Filialnetzwerke entwickelt wurde.
HRTime löst die strukturellen Herausforderungen von Filialunternehmen – mit einer Plattform, die von der Einzelfiliale bis zum Netzwerk mit 500+ Standorten skaliert. Zentrale Steuerung, lokale Handlungsfreiheit für Filialleiter und lückenlose Compliance über alle Standorte hinweg sind kein Widerspruch – sondern HRTime-Standard.
Mit der filialspezifischen Zeiterfassung von HRTime reduzieren Unternehmen ihre manuelle Nacharbeit um bis zu 70 %, eliminieren Insellösungen und schaffen vollständige Transparenz – vom Minijobber in der Filiale bis zur Geschäftsführung in der Zentrale.
Kein standortübergreifender Überblick
Die Zentrale sieht nicht in Echtzeit, wie die Arbeitszeitlage in Filiale 37 aussieht – Überstunden häufen sich unbemerkt
Inkonsistente Compliance
Filiale A hält die Pausenregelung ein, Filiale B nicht. Die Zentrale erfährt es erst bei der nächsten Prüfung durch den Zoll
Manuelle Datenkonsolidierung
Excel-Listen aus 50 Filialen müssen monatlich zusammengeführt werden – fehleranfällig, zeitraubend, nicht revisionssicher
Filialleiter ohne passende Werkzeuge
Vor Ort fehlt ein System, das Schichtplanung, Genehmigungen und Korrekturen abbildet – ohne der Zentrale die Kontrolle zu entziehen
Mitarbeiter-Einsatz zwischen Filialen
Springer, Vertretungen und saisonale Umverteilungen enden im Datenchaos, wenn jede Filiale ein eigenes System nutzt
Bundesland-spezifische Regeln
Unterschiedliche Feiertage, Öffnungszeiten und Tarifverträge pro Region erfordern flexible, standortbezogene Konfiguration
Ein Dashboard für alle Filialen – zentral steuern, lokal handeln
Die Zentrale legt die Regeln fest. Der Filialleiter plant und genehmigt vor Ort. Genau dieses hybride Management-Modell bildet HRTime ab – in einem einzigen System, das beide Seiten bedient. Im Adminclient sieht die HR-Abteilung oder Geschäftsführung sämtliche Standorte auf einen Blick: Wer ist gerade im Dienst? Wo laufen Überstunden auf? Welche Filiale hat die höchste Krankenquote? Gleichzeitig arbeiten Filialleiter über die Online-Module eigenständig in ihrem Bereich: Schichten planen, Urlaubsanträge genehmigen, Zeitkorrekturen freigeben – ohne Rückfrage an die Zentrale.
Was die Zentrale sieht und steuert
- Echtzeit-Anwesenheitsübersicht aller Standorte
- Filialübergreifende Auswertungen und Berichte (260+ Report-Vorlagen)
- Personalkosten pro Filiale, Überstundenquote, Krankenquote im Soll-Ist-Vergleich
- Compliance-Warnungen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz
- Lohnexport via DATEV-Schnittstelle pro Filiale oder gesamtes Unternehmen
Was der Filialleiter vor Ort steuert
- Schicht- und Dienstplanung für die eigene Filiale
- Genehmigung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen
- Zeitkorrekturen und Stempelnachbuchungen
- Anwesenheitsübersicht des eigenen Teams
- Auswertungen auf Filial-Ebene ohne Zugriff auf andere Standorte
Mitarbeiter filialübergreifend einsetzen – ohne Datenchaos
Eine Mitarbeiterin springt heute in Filiale 12 ein und arbeitet morgen wieder in Filiale 3. Ein Springer deckt Krankheitsausfälle in wechselnden Standorten ab. Saisonkräfte werden flexibel verteilt. Mit herkömmlichen Lösungen bedeutet das Datenchaos. Mit HRTime ist filialübergreifender Mitarbeitereinsatz Routine.
Mitarbeiter stempeln sich per App, Terminal oder WebApp an jedem beliebigen Standort ein. Das System erkennt den Standort automatisch per GPS-Geofencing und ordnet die Arbeitszeit der richtigen Filiale und dem richtigen Kostenkonto zu – vollautomatisch, ohne manuelle Korrekturen.
Mobile Zeiterfassung entdecken
Automatische Standorterkennung
GPS-basierte Zuordnung der Arbeitszeit zur richtigen Filiale beim Einstempeln
Geofencing pro Filiale
Stempeln nur im definierten Radius (100–200 m) möglich – außerhalb erscheint eine Fehlermeldung
Mehrere Einsatzorte pro Tag
Mitarbeiter können an 5+ Stellen, Abteilungen oder Filialen stempeln – alle Zeiten sauber getrennt
Springer-Verwaltung
Qualifikationsmatrix zeigt, welcher Mitarbeiter in welcher Filiale einsetzbar ist
Flexible Filialzuordnung
Buchungen in verschiedenen Abteilungen innerhalb einer Filiale oder über Filialgrenzen hinweg
Projektplanung & Einsatzgründe
Filialübergreifende Einsätze mit Gründen oder Projekten verknüpfen – für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Was HRTime von anderen Lösungen für Filialunternehmen unterscheidet
Fragmentierte Einzellösungen kosten Filialunternehmen jährlich Tausende Stunden an manueller Nacharbeit. Sehen Sie den direkten Vergleich zwischen herkömmlichen Insellösungen und der filialspezifischen Zeiterfassung von HRTime.
Arbeitszeiterfassung für Filialunternehmen – 3 flexible Erfassungsmethoden
Ob Verkaufsfläche, Backstube, Büro in der Zentrale oder Außendienst – HRTime bietet für jeden Arbeitsplatz in Ihrem Filialnetz die passende Erfassungsmethode. Alle Daten fließen in Echtzeit in das zentrale Dashboard und können pro Filiale ausgewertet werden.
Mobile App mit Geofencing – wer ist in welcher Filiale?
Ideal für: Springer zwischen Filialen, Vertretungskräfte, Bezirksleiter, Lieferfahrer
- GPS-Geofencing pro Filiale: Automatische Zuordnung zur richtigen Filiale beim Einstempeln (100–200 m Radius)
- Springer-Verwaltung: Mitarbeiter wechseln die Filiale per Fingertipp – Stunden werden je Standort getrennt erfasst
- Filialübergreifende Einsatzplanung: Bezirksleiter sehen Verfügbarkeiten aller Standorte in Echtzeit
- Offline-Stempelung: Funktioniert auch in Kellerbereichen und Backstuben ohne Empfang
Ein Terminal pro Filiale – zentral konfiguriert, lokal gestempelt
Ideal für: Filialeingänge, Verkaufsflächen, Backstuben, Lager mit Schichtbetrieb
- Zentrale Konfiguration: Terminal-Einstellungen für alle Filialen in der Zentrale verwalten – Rollout neuer Standorte in 5 Minuten
- RFID-Chip pro Mitarbeiter: Gleicher Chip funktioniert in jeder Filiale – ideal für Springer
- Automatische Filialzuordnung: Stempelzeiten werden der jeweiligen Filiale zugeordnet – kein manuelles Umbuchen
- Robuste Hardware: Datafox-Terminal mit 2 Jahren Garantie – geeignet für Umgebungen mit Hitze, Staub und Feuchtigkeit
Zentrale Filialsteuerung per Browser – alle Standorte im Blick
Ideal für: Geschäftsführer, Bezirksleiter, Lohnbuchhaltung in der Zentrale, Filialleiter am Büro-PC
- Filial-Dashboard: Anwesenheit, Überstunden und offene Schichten pro Standort auf einen Blick
- Filialvergleich: Personalkosten, Produktivstunden und Auslastung standortübergreifend vergleichen
- Zentrale Schichtplanung: Dienstpläne für alle Filialen erstellen, Springer zuweisen, Vertretungen managen
- DATEV-Export pro Filiale: Lohndaten je Standort oder konsolidiert für das Gesamtunternehmen exportieren
Offline-Fähigkeit: Zeiterfassung auch bei Internetausfall
In Filialen kann die Internetverbindung instabil sein – insbesondere in Backstuben, Kellerbereichen oder ländlichen Standorten. Die HRTime App speichert Stempelzeiten lokal auf dem Gerät. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert. Der Betrieb in der Filiale wird durch einen kurzen Verbindungsausfall nicht unterbrochen. Für das zentrale Dashboard wird die Synchronisation transparent angezeigt – die Zentrale sieht immer, wann Daten zuletzt aktualisiert wurden.
Standortspezifische Regeln in einem einheitlichen System
Bayern erlaubt Ladenöffnung bis 20 Uhr. Berlin bis Mitternacht. Ihre Bäckereikette in Sachsen hat andere Feiertage als die Filialen in NRW. Der Tarifvertrag in Hamburg sieht andere Zuschlagsregeln vor als in München. HRTime bildet genau diese Realität ab: Jeder Standort, jede Abteilung und jede Stelle erhält eigene Regelwerke – innerhalb eines zentralen Systems. Die Zentrale definiert den Compliance-Rahmen, lokale Anpassungen bleiben möglich.
Feiertage pro Bundesland
Automatische Feiertagskalender, die pro Filiale die richtigen gesetzlichen Feiertage ziehen – in Verbindung mit Urlaubs- und Fehlzeitenberechnung
Öffnungszeiten & Kernarbeitszeiten
Unterschiedliche Schichtmodelle und Betriebszeiten pro Standort – von der Bäckerei um 3 Uhr morgens bis zum Abendrestaurant
Zuschlagsregeln pro Filiale
Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge individuell pro Filiale, Abteilung oder Tarifvertrag konfiguriert
Arbeitszeitmodelle
Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Gleitzeit, Schichtarbeit – alles pro Standort konfigurierbar und auf Mitarbeiterebene zuweisbar
Abteilungskalender
Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung erhält einen eigenen Kalender, synchronisiert mit dem Bundesland-Feiertagskalender
Regeln vererben statt neu anlegen
Beim Eröffnen einer neuen Filiale übernimmt HRTime bestehende Regelwerke per Template – in Minuten statt Stunden
Bis zu 10 Berechtigungsebenen – von der Filiale bis zur Zentrale
Wer darf was sehen? Wer darf was genehmigen? In einem Filialnetz mit Dutzenden oder Hunderten Standorten entscheidet das Berechtigungskonzept über Effizienz und Datensicherheit. HRTime bietet ein granulares Rollenkonzept mit bis zu 10 Ebenen – individuell konfiguriert für Ihre Struktur. Jede Rolle wird granular definiert: Welche Daten sind sichtbar? Welche Aktionen sind erlaubt? Welche Genehmigungen sind erforderlich?
Zeiterfassung für Franchise-Unternehmen – mandantenfähig und transparent
Ein Franchise-System ist rechtlich anders aufgebaut als ein klassisches Filialnetz: Jeder Franchise-Nehmer ist ein selbstständiger Unternehmer mit eigenem Steuerberater und eigener Lohnabrechnung. Gleichzeitig will der Franchise-Geber einheitliche Qualitätsstandards sicherstellen und Benchmarks über alle Standorte hinweg vergleichen.
HRTime ist mandantenfähig: Jeder Franchise-Nehmer wird als eigenständiger Mandant angelegt. Die Daten sind strikt getrennt. DATEV-Exporte gehen automatisch an den jeweiligen Steuerberater des Franchise-Nehmers. Und der Franchise-Geber sieht aggregierte KPI-Benchmarks über alle Standorte – ohne Zugriff auf personenbezogene Einzeldaten.
Unternehmen, die eigene Filialen und Franchise-Standorte gleichzeitig betreiben, verwalten beides in einem System. Hybridmodelle sind bei HRTime Standard, nicht Sonderprojekt.
Franchise-Lösung anfragenSeparate Mandanten pro Franchise-Nehmer
Eigene Datenhaltung, eigener DATEV-Export, eigene Zugriffsrechte
Aggregiertes Benchmarking für den Franchise-Geber
Personalkosten-Quote, Umsatz pro Mitarbeiter, Überstundenquote im Vergleich
260+ Berichte auf Mandanten- und Gesamtebene
Analytics stehen dem einzelnen Franchise-Nehmer und dem Franchise-Geber zur Verfügung
Hybridmodelle abbildbar
Eigene Filialen und Franchise-Standorte gleichzeitig in einem System verwalten
DSGVO-konform
Datentrennung zwischen Mandanten – personenbezogene Daten werden nicht zwischen Unternehmen vermischt
So richten Sie HRTime für Ihr Filialnetz ein – in 3 Schritten
Vom Kick-off bis zum Go-Live vergehen im Schnitt 14 Tage bis 3 Monate – abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, den individuellen Anpassungen und der Datenübernahme. Ihr persönlicher Projektbetreuer begleitet Sie durch jeden Schritt.
Analyse & Systemkonfiguration
Gemeinsam analysieren wir Ihre Filialstruktur: Anzahl der Standorte, Bundesländer, Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge und Berechtigungskonzept. Wir konfigurieren HRTime für Ihr Filialnetz – inklusive Geofencing-Radien, Feiertagskalender und Genehmigungsworkflows pro Standort.
Rollout & Pilotbetrieb
Wir starten mit einer Pilotfiliale: Mitarbeiter werden geschult, Workflows getestet und erste Erfahrungen gesammelt. Regelwerke können per Template auf alle weiteren Filialen übertragen werden – neue Standorte sind in Minuten eingerichtet. Bestehende Urlaubskonten, Resturlaub und Stammdaten werden vollständig übernommen.
Go-Live & laufender Support
Nach erfolgreichem Pilot gehen alle Filialen live. Ihr persönlicher Ansprechpartner bleibt für Rückfragen erreichbar. Neue Filialen können jederzeit selbstständig hinzugefügt werden – ohne Systembruch, ohne Upgrade, ohne Projektleiter. Wo andere aufgeben, fängt HRTime erst an: Individuelle Anpassungen an Ihr Filialnetz sind Standard, nicht Sonderprojekt.
Zeiterfassung für Filialunternehmen – alle Funktionen im Überblick
HRTime bietet Filialunternehmen eine modulare Funktionspalette, die weit über einfache Zeiterfassung hinausgeht – von der GPS-Geofencing-App bis zum filialübergreifenden HR-Controlling mit 260+ Berichten.
Zentrales Standort-Dashboard
Echtzeit-Übersicht aller Filialen: Anwesenheit, Überstunden, Krankenquote auf einen Blick.
260+ Berichte & Analytics
Filialvergleiche, Benchmarks, Personalkosten-KPIs – pro Filiale oder über alle Standorte konsolidiert.
GPS-Geofencing
Stempeln nur im definierten Filial-Radius. Standortzuordnung erfolgt automatisch bei jedem Stempelvorgang.
Filialübergreifender Mitarbeitereinsatz
Springer, Vertretungen und Saisonkräfte werden automatisch dem richtigen Standort zugeordnet.
Offline-fähige App
Stempeln auch bei Internetausfall – automatische Synchronisation bei Verbindungswiederherstellung.
Terminal RFID & NFC
Stationäre Datafox-Terminals für Filialen, Backstuben und Produktionsbereiche – biometrisch optional.
Schicht- & Dienstplanung
Drag-and-Drop-Schichtplanung pro Filiale – mit Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitkonten.
Bundesland-Feiertagskalender
Automatische Feiertagskalender pro Filiale und Bundesland – korrekte Zuschlagsberechnung garantiert.
DATEV-Export pro Filiale
Automatisierter Lohnexport an DATEV – pro Filiale oder mandantenübergreifend für das gesamte Unternehmen.
Abwesenheits-Management
Zentrale Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub – Genehmigung durch den Filialleiter vor Ort.
Bis zu 10 Rollen & Berechtigungen
Granulares Rollenkonzept von Mitarbeiter über Filialleiter und Regionalleiter bis zur Zentrale.
Compliance-Monitoring
Echtzeit-Warnungen bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen – für alle Filialen.
Workflow-Automatisierung
Automatisierte Genehmigungsprozesse für Überstunden und Urlaubsanträge – konfigurierbar pro Standort.
Nacht- & Schichtzuschläge
Automatische Berechnung aller tariflichen Zuschläge – auch für frühe Bäckerei-Schichten ab 2 Uhr.
Mandantenfähigkeit
Separate Mandanten für Franchise-Nehmer – eigene Datenhaltung, DATEV-Export und Zugriffsrechte.
Skalierbar: 2 bis 500+ Filialen
Identische Architektur für 2 oder 500 Standorte – kein Systemwechsel, kein Upgrade, kein Bruch.
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Rechtssichere Zeiterfassung für alle Standorte: Das müssen Filialunternehmen wissen
Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Anzahl der Filialen. Bei den geplanten Übergangsfristen entscheidet die Gesamtzahl aller Beschäftigten im Unternehmen – nicht die Größe der einzelnen Filiale. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz – etwa bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder fehlender Pausendokumentation – können mit bis zu 30.000 € Bußgeld pro Fall geahndet werden (§ 22 Abs. 2 ArbZG).
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) kann jede Filiale unangekündigt prüfen. Arbeitszeitdokumente nach § 17 MiLoG müssen vor Ort verfügbar sein. Bei 50 Filialen ohne einheitliches System ist das ein erhebliches Risiko. HRTime stellt die Konformität automatisch sicher: Compliance-Warnungen bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen greifen zentral für alle Standorte.
Mit HRTime als zentraler Plattform erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen automatisch: lückenlose Dokumentation, revisionssichere Speicherung, MiLoG-konforme Dokumentation für Minijobber und Compliance-Monitoring in Echtzeit.
Compliance-Beratung anfragen
Arbeitszeiterfassung Gesetz für Filialunternehmen – was besonders relevant ist
Basierend auf dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022, dass alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten systematisch erfassen müssen. Die elektronische Erfassung wird laut BMAS-Referentenentwurf zur Pflicht – wobei für Filialunternehmen die Gesamtbeschäftigtenzahl über die Übergangsfrist entscheidet. Für Filialunternehmen mit Betriebsrat ist darüber hinaus die Mitbestimmung gemäß § 87 BetrVG zu beachten – hier entscheidet oft der Gesamtbetriebsrat.
Die Zeiterfassungspflicht basiert auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – bestätigt durch das BAG (1 ABR 22/21, September 2022) in Verbindung mit dem EuGH-Urteil C-55/18 (Mai 2019). Für Filialunternehmen gilt dies für jeden einzelnen Standort.
Bei den geplanten Übergangsfristen zählt die Gesamtzahl aller Beschäftigten. Ein Filialunternehmen mit 300 Mitarbeitern – auch auf 30 kleine Filialen verteilt – fällt in die Kategorie für kurze Übergangsfristen.
Bei einem zentral gesteuerten, einheitlichen System wie HRTime verhandelt typischerweise der Gesamtbetriebsrat eine Gesamtbetriebsvereinbarung – bestätigt durch das LAG Rheinland-Pfalz (17.11.2016).
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann jede Filiale unangekündigt prüfen. Arbeitszeitdokumente nach § 17 MiLoG müssen vor Ort verfügbar sein. HRTime stellt diese Dokumente per App oder Browser sofort bereit.
Innerhalb einer Rechtseinheit ist standortübergreifende Verarbeitung von Zeitdaten interne Datenverarbeitung. Bei Franchise-Strukturen mit separaten Rechtsträgern schützt die Mandantentrennung in HRTime.
Verstöße gegen das ArbZG, fehlende MiLoG-Dokumentation oder unzureichende Pausenregelungen werden pro Einzelfall geahndet. Bei 50 Filialen ohne System kann das schnell sechsstellig werden.
Der Koalitionsvertrag 2025 sieht gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassungspflicht vor. Filialunternehmen mit größerer Gesamtbelegschaft fallen in die erste Fristkategorie. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet – wer jetzt handelt, vermeidet Zeitdruck und Compliancerisiken.
BAG-Urteil 2022 und Zeiterfassungspflicht
Das BAG (Az. 1 ABR 22/21) hat die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber festgestellt – unabhängig von der Anzahl der Filialen oder der Betriebsgröße der einzelnen Standorte. Die Gesamtbeschäftigtenzahl des Unternehmens ist entscheidend.
MiLoG-Dokumentationspflicht für Minijobber
Das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) verpflichtet zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Minijobber – unabhängig von der Branche. In Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Bäckerei betrifft das einen Großteil der Belegschaft.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz – etwa bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder fehlender Pausendokumentation – können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € pro Fall geahndet werden (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Bei einem Filialunternehmen mit 50 Standorten und unzureichender Dokumentation kann das im Ernstfall zu erheblichen Gesamtkosten führen.
Transparenz stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter
Beschäftigte haben das Recht, ihre erfassten Arbeitszeiten einzusehen. In Filialunternehmen erhöht dies die Transparenz und reduziert Streitigkeiten um unbezahlte Überstunden. HRTime bietet jedem Mitarbeiter Zugriff auf sein persönliches Zeitkonto – per App.
Zusammengefasst: Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit dem BAG-Beschluss 2022 – für jede Filiale, jeden Minijobber. Laut BMAS-Referentenentwurf richtet sich die Übergangsfrist nach der Gesamtbeschäftigtenzahl des Unternehmens – nicht nach der einzelnen Filiale. Zoll-Prüfungen können jederzeit und unangekündigt stattfinden. Verstöße gegen das ArbZG können bis zu 30.000 € pro Fall kosten (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Wer jetzt auf HRTime setzt, ist rechtlich abgesichert und vermeidet Bußgeldrisiken über alle Standorte hinweg.
Für wen ist HRTime für Filialunternehmen geeignet?
Von 2 bis 500+ Filialen – Skalierbarkeit ohne Systemwechsel
Ein wachsendes Filialnetz darf nicht am Zeiterfassungssystem scheitern. HRTime wächst mit Ihrem Unternehmen mit: Ob Sie heute 2 Standorte betreiben und morgen 50 eröffnen oder bereits ein Netzwerk mit 200+ Filialen führen – die Architektur bleibt identisch.
Neue Filiale anlegen
Standort im System erstellen, Regelwerke per Template von einer bestehenden Filiale vererben, Mitarbeiter zuordnen – in wenigen Minuten betriebsbereit.
Regeln vererben
Arbeitszeitmodelle, Zuschlagsregeln, Genehmigungsworkflows und Feiertagskalender werden automatisch auf neue Filialen übertragen – individuelle Anpassung jederzeit möglich.
Kein Systembruch
Die Architektur bleibt identisch, ob 2 oder 500 Standorte. Es gibt keinen Punkt, an dem ein Upgrade auf eine neue Plattform nötig wird. Skalierung ist Selbstservice.
Wo andere große HR-Software-Hersteller aufgeben, fängt HRTime erst an: Individuelle Anpassungen an Ihr Filialnetz sind bei HRTime Standard, nicht Sonderprojekt. Die Onboarding-Zeit bis zum Go-Live beträgt im Schnitt 14 Tage bis 3 Monate – abhängig von Komplexität und Mitarbeiterzahl. HRTime begleitet Sie durch jeden Wachstumsschritt.
Das sagen Filialunternehmen über HRTime
Erfahren Sie, wie Filialunternehmen aus Einzelhandel, Gastronomie und Bäckerei von der zentralen Zeiterfassung mit HRTime profitieren.
„Die Einführung von HRTime in unserem Lebensmittelgeschäft hat unseren Alltag spürbar vereinfacht und für mehr Transparenz in allen Bereichen gesorgt. Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten spart uns jede Woche viel Zeit und sorgt für eine verlässliche, genaue Abrechnung.“
„Endlich haben wir alle Standortdaten in einem System konsolidiert. Die filialübergreifende Auswertung funktioniert reibungslos und die Lohnabrechnung läuft jetzt vollautomatisch – keine manuellen Excel-Konsolidierungen mehr."
„HRTime hat unseren Gesamtbetriebsrat von Anfang an überzeugt. Transparente Mitarbeiterkonten, datenschutzkonforme Auswertungen und die Möglichkeit, Betriebsvereinbarungen direkt im System abzubilden – genau das, was wir brauchten."
Preise für Filialunternehmen – transparent & skalierbar
HRTime ist ab 4.50 € pro Mitarbeiter/Monat (Premium-Paket) verfügbar. Die genauen Kosten hängen vom gewählten Paket und der Anzahl der Mitarbeiter ab – individuelle Anpassungen werden projektbezogen kalkuliert. Alle Pakete sind jährlich kündbar und skalieren mit Ihrem Filialnetz mit. Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl profitieren Sie von individuellen Staffelpreisen.
Branchenlösungen für Filialunternehmen
Filialunternehmen gibt es in fast jeder Branche – und jede Branche bringt eigene Anforderungen an die Zeiterfassung mit. HRTime deckt die branchenspezifischen Besonderheiten ab, wenn es darauf ankommt.
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung für Filialunternehmen
Fragen zu Funktionen, Geofencing, Compliance, Franchise und Einführung
HRTime verbindet alle Filialen über ein cloudbasiertes System. Mitarbeiter stempeln per App, Terminal oder Browser – die Daten fließen in Echtzeit in das zentrale Dashboard. Die HR-Abteilung oder Geschäftsführung sieht alle Standorte auf einen Blick: Anwesenheiten, Überstunden, Krankenquoten und Compliance-Status. Filialleiter arbeiten eigenständig in ihrem Bereich, ohne Zugriff auf andere Standorte.
Beide. HRTime arbeitet nach dem Prinzip „zentral steuern, lokal handeln“. Die Zentrale legt Compliance-Regeln, Arbeitszeitmodelle und Zuschlagsregeln fest. Der Filialleiter plant Schichten, genehmigt Urlaubsanträge und korrigiert Stempelzeiten seiner Filiale eigenständig. Er sieht ausschließlich die Daten seines Standorts – keine anderen Filialen.
Mitarbeiter stempeln sich per App oder Terminal am neuen Standort ein. Das System erkennt über GPS-Geofencing automatisch die Filiale und ordnet die Arbeitszeit dem richtigen Standort und Kostenkonto zu – ohne manuelle Korrektur. Mitarbeiter können an mehreren Standorten pro Tag stempeln, alle Zeiten werden sauber getrennt dokumentiert.
Ja. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassungspflicht vor – die kürzere Frist gilt für das Gesamtunternehmen auf Basis der Gesamtbeschäftigtenzahl, nicht der einzelnen Filiale.
HRTime überwacht automatisch Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen über alle Standorte. Bei Verstößen warnt das System in Echtzeit. Die Zentrale sieht den Compliance-Status jeder Filiale im Dashboard – und kann bei Problemen sofort eingreifen, noch bevor die nächste Zoll-Prüfung kommt.
Ja. HRTime führt automatische Feiertagskalender pro Bundesland. Jede Filiale wird dem richtigen Kalender zugeordnet. Feiertage fließen automatisch in Urlaubs- und Fehlzeitenberechnungen ein und lösen die korrekten Zuschlagsregeln aus – ohne manuelle Pflege bei jedem Feiertag.
Ja. Das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) verpflichtet zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Minijobber – unabhängig von der Branche. In Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Bäckerei betrifft das einen Großteil der Belegschaft. HRTime dokumentiert diese Daten automatisch und stellt sie bei Zoll-Prüfungen sofort bereit.
Die Mittelstands-Lösung richtet sich an Unternehmen mit 50–249 Mitarbeitern und bis zu 5 Standorten. Die Filialunternehmen-Lösung ist für Unternehmen konzipiert, deren Geschäftsmodell auf einer Standortstruktur basiert – unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Ein Bäcker mit 30 Filialen und 150 Mitarbeitern braucht filialspezifische Funktionen wie GPS-Geofencing, Bundesland-Feiertage und das 10-stufige Rollenkonzept.
Die HRTime App speichert Stempelzeiten lokal auf dem Gerät. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert. Der Betrieb in der Filiale wird durch einen kurzen Verbindungsausfall nicht unterbrochen – ideal für Backstuben, Kellerbereiche oder ländliche Standorte mit instabilem Empfang.
Bei einem zentral gesteuerten, einheitlichen System wie HRTime verhandelt typischerweise der Gesamtbetriebsrat eine Gesamtbetriebsvereinbarung. Das bestätigte das LAG Rheinland-Pfalz (17.11.2016) für eine Einzelhandelskette. HRTime unterstützt Betriebsvereinbarungen durch transparente Konfiguration, datenschutzkonforme Auswertungsmöglichkeiten und individuell definierbare Zugriffsrechte des Betriebsrats.
Vom Kick-off bis zum Go-Live vergehen im Schnitt 14 Tage bis 3 Monate. Die Dauer hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, den individuellen Anpassungen und der Datenübernahme (Resturlaub, Zuschlagsregeln, Stammdaten) ab. Weitere Filialen können nach dem ersten Go-Live in Minuten selbstständig hinzugefügt werden – per Template-Vererbung.
HRTime ist ab 4.50 € pro Mitarbeiter und Monat (Premium-Paket) verfügbar. Die genauen Kosten hängen vom gewählten Paket und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Individuelle Anpassungen werden projektbezogen kalkuliert. Alle Pakete haben 12 Monate Laufzeit und sind 3 Monate vor Ablauf kündbar. Für ein genaues Angebot für Ihr Filialnetz empfehlen wir eine kostenlose Demo-Beratung.
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