Welche Dokumente gehören in die Personalakte – und welche dürfen dort auf keinen Fall landen? Diese Frage stellen sich HR-Abteilungen täglich, weil die Antwort rechtlich vielschichtiger ist als sie zunächst erscheint. Kein deutsches Gesetz legt abschließend fest, welche Unterlagen in die Mitarbeiterakte müssen. Stattdessen greifen mehrere Regelwerke gleichzeitig: die DSGVO, das BDSG und das BetrVG setzen den gesetzlichen Rahmen. Wer zu viel dokumentiert, riskiert Datenschutzverstöße. Wer zu wenig erfasst, steht im Streitfall ohne Belege da. Dieser Leitfaden erklärt, welche Unterlagen sicher in jede Personalakte gehören, was verboten ist, welche Fristen gelten – und wie eine digitale Lösung all diese Anforderungen automatisch erfüllt.
Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
§ 26 BDSG
Einen abschließenden gesetzlichen Katalog, welche Dokumente in die Personalakte gehören, gibt es in Deutschland nicht. Das klingt nach Spielraum – ist aber keiner ohne Grenzen. Für jedes Dokument in der Mitarbeiterakte gilt: Es braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO oder speziell nach § 26 BDSG (Verarbeitung von Beschäftigtendaten). Ohne diese Grundlage darf das Dokument nicht gespeichert werden.
Drei Grundsätze bestimmen den Rahmen jeder rechtssicheren Personalverwaltung. Erforderlichkeit: Das Dokument muss für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sein. Verhältnismäßigkeit: Der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters muss dem Zweck entsprechen und darf nicht über das notwendige Maß hinausgehen. Richtigkeit: Nur korrekte, aktuelle Dokumente gehören in die Akte. Einmal falsch erfasste und nachträglich berichtigte Informationen müssen entfernt werden.
In der Praxis bedeutet das: Nur Dokumente mit direktem Bezug zum Beschäftigungsverhältnis dürfen gespeichert werden. Lebenslauf und Arbeitsvertrag gehören selbstverständlich in die Personalakte. Private Nachrichten auf einem Dienstgerät hingegen nicht – es sei denn, eine rechtmäßige betriebliche Kontrolle hat das Dokument hervorgebracht. Welche Dokumente gehören in die Personalakte und welche nicht – das zeigen die folgenden Abschnitte mit konkreten Beispielen.
§ 26 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, wenn das für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dieser Grundsatz gilt für jedes einzelne Dokument in der Personalakte – nicht nur für die Akte als Ganzes.
Pflichtunterlagen – Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
Auch wenn kein Gesetz eine abschließende Liste vorschreibt: In der Praxis haben sich bestimmte Pflichtunterlagen etabliert, die in nahezu jede Personalakte gehören. Entscheidend ist, dass jedes Dokument einem legitimen Zweck dient und proportional dazu steht. Die folgende Übersicht zeigt die typischen Unterlagen nach der Lebensphase des Arbeitsverhältnisses.
| Lebensphase | Typische Dokumente | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Einstellung | Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Änderungsverträge, Steuerklassenbescheinigung, Sozialversicherungsausweis | Bei Einstellung |
| Laufendes Arbeitsverhältnis | Lohn- und Gehaltsnachweise, Urlaubsanträge und Genehmigungen, ärztliche Atteste (ohne Diagnose), Arbeitszeitnachweise | Laufend |
| Personalentwicklung | Leistungsbeurteilungen, Fortbildungsnachweise, Zielvereinbarungen | Anlassbezogen |
| Maßnahmen | Abmahnungen mit Zustellungsnachweis, schriftliche Verwarnungen | Anlassbezogen |
| Beendigung | Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Abmeldeunterlagen Sozialversicherung | Bei Austritt |
Ein besonderer Hinweis gilt für Krankmeldungen: Das Attest – also die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit – darf in der Personalakte festgehalten werden. Die konkrete Diagnose hingegen nicht, außer sie ist für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit direkt relevant, etwa bei anerkannten Berufserkrankungen. Gleiches gilt für Krankenversicherungsnachweise: Hier darf nur so viel gespeichert werden, wie für die Abrechnung notwendig ist.
Abmahnungen müssen in die Personalakte, verlieren aber nach einer gewissen Zeit ihre Wirkung. Spätestens zwei bis drei Jahre nach einer verhaltensändernden Abmahnung ist eine Entfernung auf Antrag rechtlich geboten – auch wenn es keine gesetzliche Automatik gibt. Ein Mitarbeiter hat das Recht, die Entfernung zu verlangen, wenn die Abmahnung ihren Zweck erfüllt hat. Arbeitgeber sollten deshalb eine interne Richtlinie für die Bereinigung veralteter Abmahnungen einführen und diese regelmäßig umsetzen.
Verbotene Inhalte – Was darf nicht in die Personalakte?
AGG-relevant
Neben dem, was in die Personalakte gehört, ist das Thema verbotene Inhalte für Arbeitgeber mindestens genauso wichtig – denn Fehler hier ziehen unmittelbar DSGVO-Verstöße nach sich. Das AGG und die DSGVO gemeinsam definieren, welche Informationen in der Mitarbeiterakte nichts zu suchen haben.
- Gesundheitsdiagnosen: Die Diagnose einer Erkrankung darf nicht gespeichert werden – nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit. Ausnahme: anerkannte Berufskrankheiten, die die Arbeitsfähigkeit direkt betreffen.
- Gewerkschaftszugehörigkeit: Diese gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Eine Speicherung ist ohne ausdrückliche Einwilligung verboten.
- Religiöse und weltanschauliche Überzeugungen: Ebenso besonders schutzwürdig nach Art. 9 DSGVO – auch wenn ein Mitarbeiter religiös begründete Freistellungen beantragt hat, darf der inhaltliche Grund nicht in der Akte vermerkt werden.
- Politische Ansichten: Parteizugehörigkeit oder politische Aktivitäten außerhalb des Betriebs gehören nicht in die Personalakte.
- Inoffizielle Notizen des Arbeitgebers: Handschriftliche Vermerke und subjektive Einschätzungen ohne Wissen des Mitarbeiters sind rechtlich bedenklich. Mitarbeiter haben das Recht, alle Inhalte ihrer Akte zu kennen.
- Ergebnisse unzulässiger Überwachung: Daten aus nicht rechtmäßig angeordneter Videoüberwachung oder verdecktem Monitoring dürfen nicht in die Personalakte – unabhängig davon, was die Überwachung ergeben hat.
Besonders heikel: Notizen zu Schwangerschaft, Familienplanung oder Pflegesituationen von Angehörigen. Solche Informationen können im Kündigungsschutzprozess gegen den Arbeitgeber verwendet werden – als Indiz für eine AGG-widrige Entscheidung. Wer derartige Vermerke in der Akte hat, sollte sie umgehend entfernen. Das gilt ausdrücklich auch für digitale Akten, bei denen alte Einträge oft nicht systematisch geprüft werden.
Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit und religiöse Überzeugungen zählen nach Art. 9 DSGVO zu besonders schutzwürdigen Datenkategorien. Ihre Verarbeitung ist ohne ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich verboten. Prüfen Sie bestehende Personalakten auf solche Einträge und entfernen Sie sie unverzüglich.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten im Überblick
Nicht jedes Dokument in der Personalakte muss gleich lang aufbewahrt werden. Entscheidend für die Aufbewahrungsfristen ist die Art des Dokuments und die anwendbare gesetzliche Grundlage. Lohnsteuerrelevante Unterlagen unterliegen einer mindestens 6-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO – das umfasst nicht nur Lohnabrechnungen, sondern alle Belege, die für die Lohnsteuerfestsetzung relevant sein könnten.
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsnachweise | 6 Jahre | § 147 AO |
| Handelsbriefe und Buchungsbelege | 10 Jahre | § 257 HGB |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Allgemeine Personalunterlagen nach Austritt | 3 Jahre (empfohlen) | § 195 BGB (Verjährungsfrist) |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate (empfohlen) | Empfehlung – deckt AGG-Anspruchsfristen ab |
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses empfehlen Arbeitsrechtler, die gesamte Personalakte noch mindestens drei Jahre aufzubewahren. Diese Frist entspricht der allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. So sind Arbeitgeber bei nachträglichen Ansprüchen – etwa auf Überstundenvergütung oder Schadensersatz – abgesichert. In der Praxis heißt das: Die Akte nach dem Austritt nicht sofort vernichten, sondern geordnet archivieren und nach Ablauf der Frist aktiv löschen.
Wichtig: Nach Ablauf der jeweiligen Fristen greift die Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO. Dokumente, deren Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, müssen tatsächlich gelöscht werden – nicht nur aus dem aktiven Bestand genommen und irgendwo archiviert. Digitale Systeme können diese Fristen automatisiert überwachen. Bei analogen Papierakten erfordert das eine manuelle Kontrolle, die erfahrungsgemäß schnell in Vergessenheit gerät und zu unnötig langen Datenspeicherungen führt.
Einsichtsrecht – Was Mitarbeiter nach § 83 BetrVG verlangen dürfen
§ 83 BetrVG
Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers ist eines der stärksten Schutzinstrumente im deutschen Arbeitsrecht. Nach § 83 BetrVG darf jeder Mitarbeiter seine vollständige Personalakte jederzeit einsehen – und das ohne Angabe von Gründen. Das Recht gilt auch in Unternehmen ohne Betriebsrat; es ergibt sich in diesem Fall unmittelbar aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht in Verbindung mit dem BDSG.
Drei praktische Punkte sind bei der Umsetzung besonders relevant. Erstens darf der Mitarbeiter Notizen anfertigen oder Kopien verlangen – das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO ergänzt § 83 BetrVG und umfasst das Recht auf eine vollständige Kopie aller gespeicherten personenbezogenen Daten. Zweitens kann ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht hinzugezogen werden, wenn ein Betriebsrat vorhanden ist. Drittens besteht das Recht, inhaltlich unzutreffende Dokumente zu beanstanden und eine Gegendarstellung zu verlangen, die der Akte beizufügen ist.
Arbeitgeber sollten das Einsichtsrecht nicht als Bedrohung verstehen, sondern als Qualitätsmerkmal ihrer Personalverwaltung. Eine aufgeräumte, rechtskonforme Akte übersteht jede Einsichtnahme problemlos. Problematisch wird es nur dann, wenn verbotene Inhalte darin lagern oder Abmahnungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert wurden. In der Praxis aus über 250 HRTime-Einführungsprojekten zeigt sich: Unternehmen, die ihre Personalakten strukturiert führen, reagieren auf Einsichtsgesuche routiniert – und nicht in Panik. Die regelmäßige Überprüfung, welche Unterlagen tatsächlich in der Akte sind und ob alle Einträge noch einer gültigen Rechtsgrundlage entsprechen, gehört zum Standard einer professionellen Personalverwaltung.
DSGVO-Anforderungen – So führen Sie die Personalakte rechtssicher
Die DSGVO behandelt Personalakten als besonders sensible Datensammlung. Wer personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet, muss nach § 26 BDSG in Verbindung mit den DSGVO-Grundsätzen mehrere Pflichten erfüllen. Missachtungen sind teuer: Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro (Art. 83 Abs. 5 DSGVO) drohen für schwere Verstöße gegen die Grundprinzipien der Datenverarbeitung.
Fünf DSGVO-Pflichten sind für die DSGVO-konforme Personalakte zentral. Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Datensparsamkeit: Nur das tatsächlich Notwendige wird erfasst. Richtigkeit: Veraltete oder fehlerhafte Daten müssen korrigiert oder gelöscht werden. Speicherbegrenzung: Dokumente dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden – nach Ablauf der Fristen greift die Löschpflicht. Vertraulichkeit: Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die Personalakte erhalten; Zugriffsrechte müssen granular vergeben werden.
Ein weiterer Pflichtpunkt, der in der Praxis oft übersehen wird: das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Jedes Unternehmen, das Personalakten führt, muss dokumentieren, welche Datenkategorien erhoben werden, wer Zugriff hat und wie lange Daten gespeichert werden. Das gilt auch für analoge Papierakten. Die DSGVO-konforme Cloud-Infrastruktur von HRTime erledigt diese Dokumentation automatisch – das Verarbeitungsverzeichnis wird systemseitig gepflegt und ist bei einer Prüfung sofort abrufbar.
Digitale Personalakte – Anforderungen automatisch erfüllen
Made in Germany
Die meisten Anforderungen, die bei der analogen Personalakte manuell geprüft werden müssen, löst eine digitale Personalakte automatisiert. Aufbewahrungsfristen werden systemseitig überwacht, Dokumente nach Ablauf automatisch zur Löschung markiert. Zugriffsrechte lassen sich granular vergeben – so sieht eine Führungskraft nur das, was für ihre Rolle freigegeben ist, nicht die gesamte Akte inklusive sensibler Gesundheitsdaten.
Besonders relevant für Unternehmen mit Betriebsrat: Eine digitale Lösung protokolliert jeden Zugriff auf die Akte revisionssicher. Wer wann welches Dokument eingesehen oder verändert hat, ist nachvollziehbar. Das ist ein klarer Vorteil bei Einsichtsbegehren nach § 83 BetrVG und bei datenschutzrechtlichen Prüfungen. Die Digitalisierung der Personalakte ist außerdem der erste Schritt zu einem durchgängig digitalen Personalmanagement – von der Einstellung bis zum Austritt lückenlos dokumentiert.
Für Unternehmen, die noch mit Papierordnern oder unstrukturierten Dateiablagen arbeiten, ist der Umstieg keine technische, sondern eine organisatorische Entscheidung. HRTime bietet eine vollständig auf die deutschen Datenschutzanforderungen ausgerichtete digitale Personalakte, gespeichert ausschließlich in deutschen Rechenzentren und ISO 27001 zertifiziert. Der Umstieg ist in der Regel innerhalb weniger Wochen abgeschlossen – inklusive Übernahme bestehender Dokumente aus Papier- oder PDF-Archiven. Wer genau weiß, welche Dokumente in die Personalakte gehören und welche nicht, hat nach der Migration auch digital eine saubere, rechtssichere Basis. Welche Dokumente gehören in die Personalakte und welche können vor dem Umstieg bereinigt werden – das erarbeitet HRTime gemeinsam mit dem Unternehmen im Rahmen der Einführung.
Prüfen Sie vor dem Umstieg auf eine digitale Personalakte, welche Einträge in Ihrer bisherigen Akte möglicherweise nicht gespeichert werden dürfen. Die Digitalisierung ist die ideale Gelegenheit, die Akte gleichzeitig zu bereinigen – statt ein papierhaftes Chaos digital zu spiegeln.
Häufig gestellte Fragen: Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
Das könnte Sie auch interessieren
