Die Zeiterfassung Pflicht ab 2025: stellt Unternehmen vor große Herausforderungen – doch nicht alle müssen digital nachrüsten! Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt: Systematische Dokumentation ist Pflicht, aber die konkreten Regeln hängen von Ihrer Branche ab.
Während einige Unternehmen bereits digital aufgerüstet haben, fragen sich viele: „Betrifft das auch mich?“ oder „Gibt es Ausnahmen?“. Denn der Gesetzgeber hat klare Vorgaben gemacht, jedoch gelten nicht alle Regeln für jeden Betrieb.
In diesem Guide klären wir nicht nur, wer die digitale Zeiterfassung Pflicht wirklich trifft, sondern auch, welche Branchen und Betriebe verschont bleiben. Zudem verraten wir einzigartige Beispiele und praxiserprobte Tipps, mit denen Sie garantiert auf der sicheren Seite sind – ganz ohne Stechuhr-Stress!
Stellen Sie sich vor: Sie leiten eine Mittelstands-Klinik mit 50 Angestellten. Pflegekräfte, Ärzte und Verwaltung arbeiten im Schichtbetrieb. Hier ist die Zeiterfassung Pflicht nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch praktisch unverzichtbar. Warum?
Ein Speditionsunternehmen mit 200 LKW-Fahrern muss das Zeiterfassung Gesetz umsetzen – insbesondere die Lenkzeiten-Compliance gemäß § 21a ArbZG. Digitale Systeme wie GPS-Tracker erfüllen hier gleich zwei gesetzliche Vorgaben:
Beispiel 1: Der Kreativ-Startup-Chef
Ein Designbüro mit 5 Mitarbeitern arbeitet projektbasiert und flexibel. Hier gilt: Keine Pflicht zur elektronischen Erfassung! Stattdessen reichen handschriftliche Notizen – solange Beginn, Ende und Pausen dokumentiert werden. Warum? Kleinstbetriebe profitieren von Ausnahmen, denn der Gesetzgeber will Bürokratie vermeiden.
Beispiel 2: Der Freiberufler mit Hybrid-Modell
Ein selbstständiger Architekt mit zwei Teilzeitkräften muss keine digitale Lösung einführen. Denn papierenbasierte Aufzeichnungen sind erlaubt – ideal für flexibles Arbeiten ohne IT-Overhead. Zudem spart er so Kosten für teure Software.
Ausnahmen im Überblick:
Checkliste: Gesetzeskonforme Zeiterfassung mit HRTime – Alles aus einer Hand
Zeit sparen, Kosten senken, Compliance sicherstellen
Kleinstbetriebe (<10 MA): Betriebe ab 10 MA müssen digital erfassen – Kleinstbetriebe dürfen Stundenzettel nutzen.
Kleinstbetriebe (<10 MA) dürfen noch Stundenzettel verwenden – aber nur, wenn keine Tarifverträge digitale Erfassung vorschreiben.
Praxisbeispiel: Eine Gärtnerei mit 8 MA dokumentiert weiterhin handschriftlich. Gut zu wissen: Ab dem 11. Mitarbeiter greift die gesetzliche Zeiterfassungspflicht – sonst drohen Bußgelder bis 30.000 €!
⚠️ Mittelständische Betriebe (ab 10 MA):
HRTime Pro/Premium ist Pflicht – z. B. mit automatischen Warnungen bei Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG).
Die Zeiterfassung Pflicht verlangt revisionssichere Systeme – egal ob App, Terminal oder Excel. So entscheiden Sie richtig:
Zeiterfassungsmethoden:
Kernmodule für Ihre Branche:
Tipp: Testen Sie alle Methoden 14 Tage kostenlos!
Laut § 17 ArbZG müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Zeiterfassung Pflicht korrekt umgesetzt wird. So geht’s:
HRTime-Features für Schulungen:
Workshops: Erklären Sie, warum die Dokumentation gesetzlich Pflicht ist – nicht nur wie.
Best Practice: Ein Handwerksbetrieb reduzierte Fehlerquote um 90% – durch monatliche Kurztrainings.
Praxisbeispiel: Logistikunternehmen nutzte HRTime-Schulungsberichte, um Problemzonen zu identifizieren.
Geldstrafen bis 30.000 € bei vorsätzlicher Nichtdokumentation (z. B. manipulierte Stempelzeiten).
Nachträgliche Klagen: Arbeitnehmer können nicht bezahlte Überstunden auch Jahre später einklagen – HRTime archiviert Daten 10 Jahre revisionssicher.
BMAS-Zitat: „Arbeitgeber tragen die Beweislast bei Streitigkeiten. Fehlende Aufzeichnungen gelten zu Lasten des Arbeitgebers.“
Die Zeiterfassung Pflicht gilt ab 2025, aber:
Bis 2026 gelten Ausnahmen für Gastronomie und Pflege (§ 23 ArbZG).
HRTime-Lösung: Automatische Fristen-Erinnerungen im System – nie wieder verpassen!
Achtung: Verstöße gegen Fristen kosten ab 5.000 € – unabhängig von der Betriebsgröße.
Automatische Compliance:
⚠️ Achtung: Nutzen Sie die Urlaubsmanagement-Funktion, um Resturlaube gesetzeskonform zu berechnen.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt regelmäßige Checks (§ 19 Abs. 3). So geht’s effizient:
Automatik-Reports:
Push-Benachrichtigungen: Erinnern Sie Homeoffice-MA ans Stempeln – Fehlerquote sinkt auf 2%.
Erfolgsstory: Ein IT-Startup sparte 200 h/Jahr durch digitale Kontrollen – bei 0 Verstößen!
| Modul | Funktionen | Relevanz für Ihre Checkliste |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte | Zentrale Verwaltung von Verträgen, Zertifikaten | Dokumentation für Kontrollen (Schritt 5) |
| Analysen & Berichte | 260+ Vorlagen (z. B. Krankheitstrends) | Identifizieren Sie Verstöße (Schritt 5) |
| Genehmigungsworkflows | Mehrstufige Freigaben für Überstundenauszahlung | Schulungen optimieren (Schritt 3) |
| DATEV-Integration | Automatisierte Lohnabrechnung | Reduziert Administrationsaufwand (Schritt 2) |
| Paket | Preis (pro Lizenz/Monat) | Top-Features für Ihre Checkliste |
|---|---|---|
| Starter | Ab 4,00 € | Grundlegende Zeiterfassung, Urlaubsplanung |
| Pro | Ab 5,50 € | GPS-Erfassung, digitale Personalakte, Compliance-Reports |
| Premium | Ab 7,50 € | Tarifmodelle, Schichtplanung, Maschinen-Einsatzplanung |
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§ 3 ArbZG (Systematik-Pflicht): Ab 2025 müssen Arbeitszeiten lückenlos und systematisch erfasst werden – Stichproben reichen nicht mehr aus.
Keine Bagatellgrenze: Auch Kleinstbetriebe (<10 MA) unterliegen der Zeiterfassungspflicht – analoge Lösungen sind erlaubt, sofern keine Tarifverträge dagegen sprechen.
Digitale Lösungen im Fokus: Das BMAS empfiehlt elektronische Systeme, da sie revisionssicher sind und Überstunden/Pausen automatisch protokollieren.
Praxis-Tipp mit HRTime: Nutzen Sie die automatische Zeiterfassung, um BMAS-Vorgaben zu erfüllen – inkl. Protokollierung von Überstunden und Pausen.
Einsichtsrecht: Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiterfassungsdaten über das HRTime-Self-Service-Portal einsehen.
Schutz vor Überlastung: Arbeitgeber müssen Überschreitungen der Höchstarbeitszeit (8h/Tag) aktiv unterbinden – HRTime warnt automatisch bei ≥9 Stunden.
Ruhezeiten-Compliance: Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe pro Tag – HRTime blockiert Schichtpläne, die dagegen verstoßen.
Dokumentationspflicht erfüllen (§16 ArbZG)
HRTime-Feature: Automatische Erfassung von Start, Ende, Pausen, Überstunden – keine manuellen Einträge mehr.
Gesundheitsschutz garantieren (§5 ArbZG)
HRTime-Feature: Blockierung von Schichtplänen, die die 11-Stunden-Ruhezeit unterschreiten.
Transparenz schaffen (§17 ArbZG)
HRTime-Feature: Monatliche Arbeitszeit-berichte für Betriebsräte – inkl. Export als PDF/Excel.
Die Zeiterfassung Pflicht ist komplex – aber mit der richtigen Vorbereitung kein Problem. HRTime unterstützt Sie bei der gesetzeskonformen Umsetzung: Von der Betriebsprüfung bis zur Archivierung.
Letzte Aktualisierung: 18. Februar 2025 | Quelle: BMAS, ArbZG, HRTime-Features
Nein! Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sind von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Einfache Stundenzettel reichen – solange sie täglich geführt werden. Das BMAS empfiehlt jedoch, spätestens 2026 nachzurüsten.
Ja, aber nur bei vorsätzlichen Verstößen. Kontrollieren Sie stichprobenartig und nutzen Sie Übergangsfristen (1–5 Jahre je nach Betriebsgröße). Mildermaßnahmen gelten für Ersttäter.
Hier hilft klare Kommunikation:
1. Erklären Sie die gesetzliche Pflicht
2. Bieten Sie Schulungen an
3. Ziehen Sie bei Bedarf den Betriebsrat hinzu
Antwort: Ja, aber der Arbeitgeber muss die Richtigkeit kontrollieren.
HRTime-Lösung: Nutzen Sie Foto-Stempeln per App mit GPS-Zeitstempel – manipulationssicher!
Vorgabe: Ja, 30 Minuten bei 6–9 Stunden Arbeit.
HRTime-Feature: Automatisches Pausentracking – nie wieder manuelle Eingaben!
Ja! Auch flexible Modelle erfordern die tägliche Dokumentation.
➔ HRTime- bietet App-Lösungen mit GPS-Zeitstempel für Homeoffice.
2 Jahre – HRTime archiviert automatisch und DSGVO-konform. (§ 17 Abs. 1 ArbZG)
