Digitale Personalakte: Moderne Lösung für Ihre HR-Prozesse

Digitale Personalakte für modernes HR-Management

Die digitale Personalakte für modernes HR-Management ist eine innovative Lösung, die nicht nur Ihre Personalverwaltung auf ein neues Level hebt, sondern auch, weil sie Personaldaten und Dokumente zentral in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert.

Dadurch wird Zeit gespart, da ein schnellerer Zugriff auf Daten möglich ist, während der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Folglich wird Ihre Personalabteilung übersichtlicher.

Zudem ermöglicht die Digitalisierung die Optimierung von HR-Prozesse, während gleichzeitig der Platzbedarf sinkt, weil Papierakten nicht mehr benötigt werden.

Vorteile der digitalen Personalakte für Ihre Personalabteilung

Die Digitalisierung der Personalakten vereinfacht die Arbeit, indem sie physische Aktenschränke durch elektronische Speicherung ersetzt und dadurch Platz schafft. Da Personaldokumente wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Gehaltsabrechnungen unmittelbar verfügbar sind, können Sie Zeit sparen, während die Übersicht gewahrt bleibt. Darüber hinaus sorgt die digitale Lösung dafür, dass Ihre HR-Prozesse effizienter werden, weil sie Abläufe automatisiert.

Moderne Funktionen der digitalen Personalakte in unserer HR-Software

Die elektronische Personalakte bietet sämtliche Funktionen einer klassischen Personalakte, jedoch ohne den Einsatz von Papier, weil sie vollständig digital arbeitet. Ihre Daten werden in einer deutschen Cloud gespeichert, sodass Sie jederzeit Zugriff haben, während höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sind.

Hier sind die zentralen Funktionen im Überblick:

Zentrale Datenspeicherung: Alle Mitarbeiterdaten, wie Verträge oder Leistungsbeurteilungen, sind an einem Ort, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
Einfache Dokumentenverwaltung: Laden Sie Personaldokumente wie Zertifikate hoch, um sie übersichtlich zu organisieren.
Zugriffssteuerung: Legen Sie fest, wer sensible Daten sieht, sodass der Datenschutz stets gewährleistet ist.
Schnelle Suchfunktion: Finden Sie Mitarbeiterinformationen sofort, da Filteroptionen die Suche vereinfachen.
Integration in HR-Systeme: Synchronisieren Sie die digitale Personalakte mit Ihrer HR-Software, um Prozesse zu automatisieren.

Einführung der digitalen Personalakte: Zeit und Kosten sparen

Weil das Suchen in Papierakten entfällt, ermöglicht die digitale Personalakte ein schnelles Auffinden der Personaldokumente, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Verwaltungskosten senkt. Da physische Archivierung überflüssig wird, können Sie Ressourcen effizienter nutzen, während Ihre HR-Prozesse zukunftssicher gestaltet werden.
Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Kostenersparnis: Papierform gehört der Vergangenheit an, denn Archivräume werden überflüssig, wodurch Sie Kosten einsparen.
Zeitersparnis: Daten sind mit wenigen Klicks verfügbar, sodass Sie schneller arbeiten können.
Übersichtlichkeit: Alle Informationen sind klar strukturiert, damit Sie stets den Überblick behalten.

Elektronische Sicherheit und Datenschutz -
für die digitale Personalakte in unserer Cloud

Im Bereich des Personaldatenschutzes ist es entscheidend, dass sensible Daten geschützt werden, weshalb unsere digitale Personalakte die Vorgaben der DSGVO und GoBD erfüllt. Dadurch können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten sicher sind, während Compliance gewährleistet ist.

Datenschutz und Compliance

Unsere HR-Software schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff, weil sie aktuelle Datenschutzrichtlinien einhält, während die Compliance stets gewährleistet ist.

Datenschutz

Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen

Nur berechtigte Personen sehen Personaldokumente, damit die Sicherheit Ihrer digitalen Personalakte gewährleistet ist, während unbefugter Zugriff verhindert wird.

Zugriffskontrolle

Serienbrieffunktion

Erstellen Sie Arbeitsverträge regelkonform per Serienbrief, um sehr viel Zeit zu sparen, während Ihre HR-Prozesse deutlich effizienter und strukturierter werden

Serienbrieffunktion

Dank moderner Sicherheitsmaßnahmen schützen Sie Mitarbeiterdaten, sodass Datenschutzanforderungen stets erfüllt werden.

Starten Sie jetzt mit der digitalen Personalakte!

Funktionen der elektronischen Personalakte im Überblick

Die elektronische Personalakte modernisiert Ihre Personalabteilung, indem sie HR-Prozesse vereinfacht und automatisiert. Beispielsweise reduziert sie manuelle Prozesse, während sie Effizienz steigert. Folglich sparen Sie Zeit und Kosten, weil Personaldokumente digital verwaltet werden.

Zentralisierte Datenspeicherung

Alle Mitarbeiterdaten wie Verträge oder Leistungsbeurteilungen sind zentral gespeichert, damit Sie schnell zugreifen können. Dadurch wird Ihre Personalverwaltung übersichtlicher.

Dokumentenverwaltung

Laden Sie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Schulungsnachweise hoch, um sie übersichtlich zu organisieren, sodass Sie stets den Überblick behalten.

Zugriffssteuerung

Legen Sie fest, wer sensible Daten sieht, sodass Datenschutz gewährleistet ist, während unbefugter Zugriff verhindert wird.

Such- und Filterfunktionen

Suchoptionen der Software helfen, Mitarbeiterdaten schnell aufzufinden, weil sie Filter bieten, während die Effizienz steigt.

Integration in HR-Systeme

Die digitale Personalakte synchronisiert sich mit HR-Software, um Datenverwaltung zu automatisieren, während manuelle Prozesse minimiert werden.

Verlauf und Änderungsprotokoll

Jede Änderung wird protokolliert, sodass Sie Personaldokumente nachvollziehen können, während Transparenz gewährleistet ist.

E-Mail- und Benachrichtigungsfunktionen

Erinnerungen für Fristen oder Schulungen entlasten die Personalabteilung, damit nichts vergessen wird, während Effizienz steigt.

Reporting und Analysen

Erstellen Sie Berichte, beispielsweise zu Fluktuationsraten, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen, während Ihre HR-Strategie optimiert wird.

Datenschutz und Compliance

Unsere digitale Personalakte erfüllt DSGVO und GoBD, weil Ihre Daten sicher sind, während gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.

Self-Service-Portal

Mitarbeiter können Personaldaten einsehen, sodass die Personalabteilung entlastet wird, während die Datenpflege vereinfacht wird.

Mobile Zugänglichkeit

Greifen Sie überall auf die digitale Personalakte zu, damit Sie flexibel bleiben, während Sie unterwegs arbeiten.

Onboarding-Prozesse

Automatisierte Checklisten unterstützen neue Mitarbeiter, um den Einstieg zu erleichtern, während die Personalabteilung Zeit spart.

Die digitale Personalakte ist eine zeit- und kostensparende Lösung, die Ihre HR-Prozesse optimiert und Transparenz schafft.

20 Jahre Qualität made in Germany

Entdecke die HR-Funktionen
von HRTime

Digitale Zeiterfassung

Automatisierte Zeiterfassung für präzise Lohnabrechnung

Zeitwirtschaft

Flexibles Zeitmanagement für Gleitzeit und Schichten

Personaleinsatzplanung

KI-gestützte Schichtplanung für faire Arbeitszeiten

Workforce Management

KI-gestütztes Workforce Management

Mobile Zeiterfassung App

Mobile App für rechtssichere Zeiterfassung

Personalmanagement

Skalierbare HR-Lösung für effizientes Personalmanagement

Digitale Personalakte

Digitale Personalakte für DSGVO-konformes Management

Analysen & Reports

Echtzeit-Analysen für datenbasierte Personalentscheidungen

Für wen ist die Elektronische Akte geeignet?

für Hotellerie

für den Elektronikfachhandel

für Berufsfeuerwehren

für Getränkemärkte

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Jahre Erfahrung

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ersetzt Papierakten, da sie Mitarbeiterdaten elektronisch in einem DMS speichert. Dadurch spart sie Zeit, weil Personaldokumente wie Arbeitsverträge oder Bewerbungsunterlagen digital verfügbar sind. Zudem sorgt unsere cloudbasierte Personalakte für eine übersichtliche Ablage, während sie die Vorgaben der DSGVO und GoBD erfüllt.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Die Nutzung einer digitalen Personalakte ist nicht obligatorisch, jedoch wird ihre Implementierung in der Personalverwaltung häufig empfohlen. Durch den Einsatz von HR-Software ist eine digitale Archivierung der Personaldokumente möglich, wodurch die Notwendigkeit von Papierakten entfällt. Infolgedessen steht der Betriebsrat der Einführung in der Regel positiv gegenüber, da auf diese Weise die GoBD-Compliance gesichert wird, während Prozesse effizienter werden.

Welche Daten enthält die digitale Personalakte?

Die E-Akte dient der Archivierung von Stammdaten, Verträgen, Weiterbildungen und mehr. Die Digitalisierung der Personalakten vereinfacht das Management, da sie eine jederzeitige Einsichtnahme ermöglicht, während die Daten übersichtlich organisiert bleiben.

Wie sicher ist die digitale Personalakte?

Unsere digitale Personalakte nutzt Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen, und erfüllt die Datenschutzanforderungen der DSGVO, sodass Ihre Daten sicher sind.

Können Mitarbeiter ihre Daten einsehen?

Ja, über ein Self-Service-Portal können Mitarbeiter ihre Personaldaten einsehen und aktualisieren, was die Personalabteilung entlastet, während die Datenpflege vereinfacht wird.

Wie integriert sich die digitale Personalakte?

Die E-Akte lässt sich in vorhandene HR-Systeme integrieren, sodass digitale Workflows geschaffen werden, während Daten synchronisiert und manuelle Prozesse reduziert werden.

Kostenlose 60 min. All-in-One - HR-Software Demo buchen

Entdecke unsere Software in einer 60-minütigen Demo, klär deine Fragen und bekomm die Antworten, die du brauchst, um deine Digitalisierung erfolgreich anzukicken.

Digitale Personalakte für modernes HR-Management

Vorteile der digitalen Personalakte für Ihre Personalabteilung

Moderne Funktionen der digitalen Personalakte in unserer HR-Software

Einführung der digitalen Personalakte: Zeit und Kosten sparen

Elektronische Sicherheit und Datenschutz - für die digitale Personalakte in unserer Cloud

Funktionen der elektronischen Personalakte im Überblick

Zentralisierte Datenspeicherung

Dokumentenverwaltung

Zugriffssteuerung

Such- und Filterfunktionen

Integration in HR-Systeme

Verlauf und Änderungsprotokoll

E-Mail- und Benachrichtigungsfunktionen

Reporting und Analysen

Datenschutz und Compliance

Self-Service-Portal

Mobile Zugänglichkeit

Onboarding-Prozesse

Entdecke die HR-Funktionen von HRTime

Digitale Zeiterfassung

Zeitwirtschaft

Personaleinsatzplanung

Workforce Management

Mobile Zeiterfassung App

Personalmanagement

Digitale Personalakte

Analysen & Reports

Für wen ist die Elektronische Akte geeignet?

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Welche Daten enthält die digitale Personalakte?

Wie sicher ist die digitale Personalakte?

Können Mitarbeiter ihre Daten einsehen?

Wie integriert sich die digitale Personalakte?

Kostenlose 60 min. All-in-One - HR-Software Demo buchen

Elektronische Sicherheit und Datenschutz -
für die digitale Personalakte in unserer Cloud

Entdecke die HR-Funktionen
von HRTime