Wer als Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Beschäftigten dokumentieren muss, greift häufig zur Excel-Tabelle: schnell eingerichtet, vertraut und kostenlos. Eine Arbeitszeitnachweis Vorlage kostenlos Excel ist grundsätzlich rechtlich zulässig – allerdings nur dann, wenn sie alle vorgeschriebenen Felder enthält und konsequent gepflegt wird. Die Aufzeichnungspflicht gilt dabei für nahezu jeden Betrieb in Deutschland: Das Arbeitszeitgesetz und das Mindestlohngesetz schaffen eine breite Grundlage, die unabhängig von Betriebsgröße oder Branche greift. Dieser Artikel zeigt, was Ihre Vorlage enthalten muss, welche Anforderungen 2026 gelten und wann Excel an seine Grenzen stößt. Unsere fertige Vorlage steht am Ende zum Download bereit.
Pflichtfelder im Arbeitszeitnachweis nach ArbZG und MiLoG im ÜberblickInfografik mit einer Tabelle der Pflichtfelder im Arbeitszeitnachweis: Name, Datum, Arbeitsbeginn/-ende, Pausenzeit, Ist-Stunden (alle Pflicht nach ArbZG), sowie Personalnummer (empfohlen), Unterschrift (bedingt Pflicht nach MiLoG) und Urlaubstage (optional). Farblich codiert nach Verbindlichkeit.
Arbeitszeitnachweis Vorlage kostenlos Excel: Diese Felder sind Pflicht
Das ArbZG schreibt in § 16 Abs. 2 ArbZG vor, dass Arbeitgeber die über acht Stunden hinausgehende tägliche Arbeitszeit aufzeichnen müssen. Seit dem Grundsatzurteil des BAG vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) gilt darüber hinaus: Die gesamte tägliche Arbeitszeit ist systematisch zu erfassen – nicht nur die Überstunden. Ihre Excel-Vorlage muss genau das abbilden.
Diese Felder sind in einem rechtskonformen Arbeitszeitnachweis zwingend erforderlich:
Vollständiger Name des Arbeitnehmers
Datum jedes Arbeitstages
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (als Uhrzeiten, nicht nur Differenz)
Pausenzeiten (Dauer und Lage der Pausen)
Tatsächliche Arbeitszeit (Ist-Stunden nach Pausenabzug)
Unterschrift des Arbeitnehmers (gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen — in vielen Tarifverträgen Pflicht)
Für geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer in bestimmten Branchen gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet und anschließend mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Betrieb insgesamt zur Zeiterfassung verpflichtet ist.
Pflicht- und optionale Felder im Arbeitszeitnachweis
Feld
Rechtsgrundlage
Pflicht?
Name des Mitarbeiters
§ 16 ArbZG
✓ Ja
Datum
§ 16 ArbZG
✓ Ja
Arbeitsbeginn und -ende
BAG 2022, § 3 ArbSchG
✓ Ja
Pausendauer
§ 4 ArbZG
✓ Ja
Ist-Arbeitszeit (gesamt)
§ 16 ArbZG
✓ Ja
Personalnummer
–
Empfohlen
Unterschrift Arbeitnehmer
Tarifvertrag / Beweissicherung
Empfohlen
Urlaubstage / Kranktage
–
Optional
Ein häufiger Fehler in der Praxis: Viele Excel-Tabellen listen lediglich die tägliche Gesamtstundenzahl, ohne Arbeitsbeginn und Arbeitsende getrennt auszuweisen. Das reicht nach aktuellem Recht nicht aus. Tragen Sie beide Uhrzeiten immer als separate Werte ein – nicht nur die berechnete Differenz.
Vollständig ausgefüllter Arbeitszeitnachweis in Excel mit automatischer StundenberechnungScreenshot einer ausgefüllten Excel-Arbeitszeitnachweisvorlage für einen Kalendermonat. Spalten: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen-Beginn, Pausen-Ende und Ist-Stunden. Automatische Summenzeile am Monatsende zeigt Gesamtstunden.
Unsere Arbeitszeitnachweis Vorlage kostenlos Excel ist monatsbezogen aufgebaut: ein Tabellenblatt pro Mitarbeiter und Monat, mit automatischer Stundenberechnung. Passen Sie lediglich Name, Abteilung und das Startdatum an – die Formeln berechnen den Rest eigenständig. Die Vorlage enthält außerdem ein Übersichtsblatt, das alle Monatssummen des Jahres zusammenführt.
Drei Punkte verdienen beim Ausfüllen besondere Aufmerksamkeit:
Pausen als separates Feld erfassen: Tragen Sie die Pausenzeit nicht einfach als Abzug ein, sondern als eigenständige Spalte mit Beginn und Ende. Nur so lässt sich im Nachhinein nachweisen, dass die gesetzlichen Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingehalten wurden.
Nachtschichten korrekt abbilden: Bei Schichten, die über Mitternacht hinausgehen, muss die Excel-Formel angepasst werden. Unsere Vorlage enthält eine WENN-Funktion, die den Datumswechsel automatisch erkennt und die Stundenberechnung korrekt durchführt.
Monatliche Freigabe durch Vorgesetzte: Der Arbeitnehmer füllt aus, der Vorgesetzte zeichnet gegen. Ohne diese Freigabe fehlt der Nachweis, dass die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber geprüft und zur Kenntnis genommen wurden.
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Was das Gesetz 2026 von Ihrem Stundenzettel verlangt
Gesetzliche Anforderungen an Arbeitszeitnachweise – BAG-Urteil 2022 und Ausblick 2026Vergleichsinfografik: Links aktuelle gesetzliche Anforderungen nach ArbZG und MiLoG (Vollständigkeit, Schriftform, 2 Jahre Aufbewahrung). Rechts geplante Anforderungen nach BMAS-Referentenentwurf (elektronisch, manipulationssicher, tagesaktuell, revisionssicher). Farblich differenziert.
Rechtlich geprüft
Das BAG-Urteil von 2022 war ein Wendepunkt: Seitdem steht fest, dass nicht nur Überstunden, sondern die gesamte tägliche Arbeitszeit systematisch aufgezeichnet werden muss. Der Referentenentwurf des BMAS aus 2023 konkretisiert diese Pflicht weiter: Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfassen – am selben Tag des Arbeitseinsatzes. Das endgültige Gesetz ist noch nicht verabschiedet (Stand April 2026), die Pflichten aus § 16 ArbZG und § 17 MiLoG gelten jedoch bereits heute ohne Einschränkung.
Wichtiger Hinweis
Der Referentenentwurf des BMAS sieht vor, dass Aufzeichnungen manipulationssicher und für Behörden unverzüglich abrufbar sein müssen. Klassische Excel-Tabellen ohne Zugriffsschutz und Versionierung erfüllen dieses Kriterium nicht. Wer bereits jetzt auf ein rechtssicheres System setzt, vermeidet spätere Umstellungskosten und Risiken bei Betriebsprüfungen.
Was bedeutet „elektronisch erfassen“ in der Praxis? Weder ausgedruckte und handschriftlich unterschriebene Excel-Listen noch eingescannte PDFs gelten als elektronische Aufzeichnung im Sinne des Entwurfs. Gefordert sind maschinell lesbare Daten, die revisionssicher gespeichert und auf Anfrage exportiert werden können.
Gerade Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden stehen dabei vor einem Dilemma: Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für sie vollumfänglich, der Verwaltungsaufwand trifft sie aber verhältnismäßig stärker als größere Unternehmen mit eigener Personalabteilung. Eine Excel-Vorlage ist in dieser Situation ein pragmatischer Einstieg – solange sie konsequent geführt und die Dateien nachweisbar gesichert aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Rechtsgrundlage:
§ 17 MiLoG: 2 Jahre ab dem Tag der Aufzeichnung
§ 16 ArbZG (Überstundennachweise): mindestens 2 Jahre
Lohnsteuerrelevante Unterlagen: bis zu 10 Jahre nach Steuerrecht
Betriebsprüfung: Nachweise müssen innerhalb von 24 Stunden vorgelegt werden können
Bewahren Sie Ihre Excel-Arbeitszeitnachweise deshalb nicht nur auf einem lokalen Rechner auf. Ein Netzlaufwerk mit automatischem Backup oder eine dokumentierte Archivierungsroutine sind der Mindeststandard, den Sie heute bereits umsetzen sollten.
Dieser Artikel wurde juristisch geprüft von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Rechtsstand: April 2026. Änderungen durch das geplante Zeiterfassungsgesetz vorbehalten.
Fünf Fehler, die bei der Arbeitszeitdokumentation mit Excel teuer werden
Diese fünf Fehler treten bei Excel-Arbeitszeitnachweisen am häufigsten aufWarngrafik mit fünf nummerierten roten Karten: Fehlende Pausenformel, fehlender Zugriffsschutz, fehlendes automatisches Überstundenkonto, Datenverlust durch fehlende Versionierung und nachträgliche Sammeleintragungen. Jede Karte zeigt das Risiko in einem Satz.
Excel-Tabellen sind praktisch – bis der erste Betriebsprüfer nach dem Zugriffsprotokoll fragt. Hier sind die fünf Schwachstellen, die in der Praxis regelmäßig auftreten und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern führen:
Fehlende Formeln für den Pausenabzug: Werden Pausen manuell eingetragen, ohne dass eine Formel sie automatisch abzieht, schleichen sich bei 30 Mitarbeitern schnell Hunderte Fehlminuten pro Monat ein. Die Lohnabrechnung stimmt dann nicht mehr mit dem Arbeitszeitnachweis überein.
Kein Zugriffsschutz: Jede Person mit Dateizugriff kann Einträge nachträglich ändern. Für eine manipulationssichere Aufzeichnung – wie sie der BMAS-Entwurf fordert – ist das ein zentrales Problem, das sich mit Excel allein nicht lösen lässt.
Kein automatisches Überstundenkonto: Excel summiert, was Sie eingeben. Gleitzeitausgleich, Saldovortrag in den Folgemonat und Urlaubsanpassungen erfordern manuelle Buchführung – fehleranfällig und zeitaufwendig bei wachsendem Team.
Datenverlust durch fehlende Versionierung: Eine versehentlich überschriebene oder gelöschte Datei bedeutet verlorene Nachweise. Ohne Versionskontrolle gibt es keine Wiederherstellung – und keine Möglichkeit, gegenüber dem Prüfer lückenlose Aufzeichnungen vorzuweisen.
Nachträgliche Sammeleintragungen: Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten erst am Freitag für die ganze Woche nachtragen, entspricht das nicht der Anforderung einer tagesaktuellen Erfassung. Im Streitfall ist das eine angreifbare Position.
Bei Bußgeldern bis 30.000 € für Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten sind diese Schwachstellen kein theoretisches Risiko. Betriebsprüfer der Zollbehörden und Arbeitsschutzbehörden prüfen Arbeitszeitnachweise zunehmend systematisch – besonders in Branchen mit Mindestlohn-Relevanz wie Gastronomie, Pflege und Handwerk.
Wenn Excel nicht mehr ausreicht: digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen
Ab zehn Mitarbeitern lohnt der Umstieg von Excel auf eine digitale ZeiterfassungslösungVergleichsgrafik: Links eine Excel-Tabelle mit Warnsymbolen über fehlenden Funktionen (Zugriffsschutz, Versionierung, Export). Rechts eine digitale Zeiterfassungsoberfläche mit grünem Status. Pfeil in der Mitte zeigt „Ab 10 Mitarbeitenden" als Umstiegspunkt. Kostenvergleich am unteren Rand.
Die kostenlose Arbeitszeitnachweis Vorlage kostenlos Excel ist ein sinnvoller Einstieg – für Kleinstbetriebe mit bis zu fünf Beschäftigten oder als temporäre Übergangslösung. Sobald Ihr Unternehmen wächst, steigen die Anforderungen schneller als Excel sie abbilden kann.
Konkret: Ab zehn Mitarbeitern wird die manuelle Pflege von Stundennachweisen zum Verwaltungsaufwand. Urlaubskalender, Überstundenkonten, Schichtpläne und DATEV-Export müssen synchron gehalten werden – bei steigendem Fehlerrisiko bei jeder manuellen Änderung. Drei Stunden HR-Arbeitszeit pro Woche für Excel-Pflege sind realistisch. Diese Zeit fehlt für die eigentlichen Personalaufgaben.
Besonders deutlich wird der Unterschied bei wechselnden Einsatzorten: Mitarbeitende im Außendienst, auf Baustellen oder in der ambulanten Pflege können Zeiten über eine mobile Zeiterfassungs-App direkt vor Ort erfassen – ohne den Umweg über Excel-Tabellen, die erst am nächsten Tag nachgetragen werden. Das erfüllt die Anforderung einer tagesaktuellen Aufzeichnung und reduziert den Verwaltungsaufwand spürbar.
Tipp
Nutzen Sie die Excel-Vorlage, um Ihre Zeiterfassungsanforderungen zu dokumentieren. Wenn Sie mehr als drei Stunden pro Woche für die manuelle Pflege aufwenden, lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung wirtschaftlich – oft schon ab dem ersten Monat.
Eine moderne Zeiterfassung für Ihr Unternehmen löst alle fünf genannten Schwachstellen automatisch: Zugriffsschutz durch Rollenrechte, manipulationssichere Aufzeichnung nach gesetzlichen Vorgaben, automatisches Gleitzeitkonto und DATEV-Export auf Knopfdruck. HRTime ist dabei bereits ab 4,50 € / Mitarbeiter / Monat verfügbar – mit Setup in 48 Stunden und ISO 27001-zertifizierter Cloud.
Über 250 Unternehmen in Deutschland haben diesen Schritt gemacht. Der Arbeitszeitnachweis entsteht dann nicht mehr als manuelle Tabelle, sondern automatisch, revisionsicher und jederzeit abrufbar – genau so, wie es der Gesetzgeber für 2026 voraussichtlich vorschreiben wird.
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FAQ
Häufige Fragen zur Arbeitszeitnachweis-Vorlage in Excel
Ein rechtskonformer Arbeitszeitnachweis muss nach § 16 ArbZG und § 17 MiLoG folgende Angaben enthalten: vollständiger Name des Arbeitnehmers, Datum, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit als exakte Uhrzeiten, Dauer und Lage der Pausen sowie die tatsächliche Nettoarbeitszeit (Ist-Stunden). Die Unterschrift des Arbeitnehmers ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen und zur Absicherung bei Ausschlussfristen aber dringend empfohlen — insbesondere bei Minijobbern und in tarifgebundenen Branchen. Eine reine Stundengesamtsumme ohne Zeitangaben reicht nicht aus.
Grundsätzlich ja — sofern alle Pflichtfelder enthalten sind und die Aufzeichnungen lückenlos geführt werden. Für das geplante Zeiterfassungsgesetz sieht der BMAS-Referentenentwurf 2023 jedoch vor, dass Aufzeichnungen manipulationssicher sein müssen. Klassisches Excel ohne Zugriffsschutz und Versionierung erfüllt dieses Kriterium nicht. Als Einstiegslösung für Kleinstbetriebe ist Excel heute noch zulässig — für eine zukunftssichere Lösung empfiehlt sich der Umstieg auf ein digitales System.
Nach § 17 MiLoG beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist 2 Jahre ab dem Tag der Aufzeichnung. Lohnsteuerrelevante Unterlagen müssen nach Steuerrecht bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Das EuGH-Urteil 2022 (Az. C-120/21) hat die Verjährung von Urlaubs- und Überstundenansprüchen verändert: Die Frist beginnt erst, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aktiv über seine Ansprüche informiert. Eine lückenlose Aufbewahrung deutlich über die gesetzliche Mindestfrist hinaus ist deshalb dringend empfohlen.
Ja — für Minijobber sogar besonders streng. § 17 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag aufzuzeichnen. Für Teilzeitkräfte gilt dasselbe wie für Vollzeitkräfte — keine Ausnahme nach Stundenzahl oder Beschäftigungsumfang. Die Pflicht entsteht unabhängig davon, ob der Mindestlohn gerade eben oder weit überschritten wird.
Entgegen einer verbreiteten Annahme schreibt § 17 MiLoG keine Unterschrift des Arbeitnehmers vor — verlangt wird lediglich die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. In Manteltarifverträgen (z. B. Baugewerbe, Gebäudereinigung) ist die schriftliche Bestätigung durch den Arbeitnehmer dagegen oft Pflicht. Aus Beweisgründen und zur Absicherung bei Ausschlussfristen ist die Unterschrift dennoch dringend empfohlen.
Die Begriffe werden in der Praxis synonym verwendet — rechtlich gibt es keinen Unterschied. Arbeitszeitnachweis, Stundenzettel, Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitdokumentation bezeichnen dasselbe Dokument: die schriftliche oder elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Entscheidend ist nicht der Begriff, sondern der Inhalt — er muss alle gesetzlichen Pflichtfelder abdecken.
Für Minijobber gilt eine klare Frist: spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG). Für alle anderen Beschäftigten schreibt das aktuelle ArbZG keinen exakten Zeitpunkt vor — der BMAS-Referentenentwurf fordert jedoch eine tagesaktuelle Erfassung. Wer Stundenzettel erst am Wochenende für die ganze Woche nachtragen lässt, ist bei einer Betriebsprüfung angreifbar. Die Nachweise gelten als weniger beweiskräftig, wenn sie nicht zeitnah erstellt wurden.
Ja. Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 erlaubt ausdrücklich die Selbstaufzeichnung durch den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber darf diese Pflicht delegieren — bleibt aber vollständig verantwortlich für Vollständigkeit und Plausibilität der Aufzeichnungen. Ohne regelmäßige Kontrollen durch Vorgesetzte ist die Pflichterfüllung nicht sichergestellt. Eine monatliche Plausibilitätsprüfung ist das gesetzlich erwartete Minimum.
Fehlen Nachweise bei einer Betriebsprüfung, gelten die entsprechenden Arbeitszeiten als nicht dokumentiert — mit weitreichenden Folgen: Bußgelder bis 15.000 € je Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht, mögliche Nachzahlungen bei Lohnstreitigkeiten, Probleme bei der Sozialversicherungsprüfung sowie eine ungünstige Beweislastverteilung vor Gericht. Bei vorsätzlichen Wiederholungsverstößen greift § 23 ArbZG mit strafrechtlichen Konsequenzen.
§ 16 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, Überstunden (über 8 Stunden täglich) aufzuzeichnen — und seit dem BAG-Urteil 2022 de facto die gesamte tägliche Arbeitszeit. § 17 MiLoG gilt speziell für Minijobber und Arbeitnehmer in bestimmten Branchen (Gastronomie, Pflege, Bau, Logistik) — mit der strengeren 7-Tage-Frist und der Pflicht zur schriftlichen Aufzeichnung. Beide Pflichten können nebeneinander bestehen. Minijobber in Mindestlohnbranchen unterliegen beiden Regelungen gleichzeitig.
Ja. Pausenzeiten müssen im Arbeitszeitnachweis erfasst werden — Dauer und idealerweise auch Beginn und Ende der Pause als separate Felder. Nur so lässt sich bei einer Prüfung nachweisen, dass die gesetzlichen Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingehalten wurden: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit. Eine reine Pausendauer ohne Zeitangabe ist deutlich weniger beweiskräftig.
Nein. Ein Papierausdruck einer Excel-Tabelle gilt als schriftliche, nicht als elektronische Aufzeichnung. Der BMAS-Referentenentwurf fordert maschinell lesbare, digital gespeicherte Daten, die unveränderbar archiviert und auf Anfrage exportiert werden können. Eingescannte PDFs einer handschriftlich ausgefüllten Liste erfüllen diese Anforderungen ebenfalls nicht. Für eine zukunftssichere Lösung muss die Erfassung bereits digital, nicht erst nach dem Ausdruck, stattfinden.
Identisch wie im Büro — Beginn, Ende, Pausen und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit müssen vollständig und zeitnah erfasst werden. Der Arbeitsort ändert nichts an der Pflicht. Arbeitgeber sind verantwortlich, dass auch im Homeoffice eine geeignete Erfassungsmethode bereitsteht — eine cloudbasierte Excel-Vorlage oder eine digitale Zeiterfassungslösung mit Browser-Zugang ist der Mindeststandard. Fehlende Homeoffice-Nachweise sind bei Betriebsprüfungen ein häufig festgestelltes Schwachstellenmuster.
Als Faustformel gilt: Ab zehn Mitarbeitenden übersteigt der manuelle Pflegeaufwand für Excel-Stundennachweise regelmäßig drei Stunden HR-Arbeitszeit pro Woche. Schichtbetrieb, Überstundenkonten, Homeoffice-Erfassung und DATEV-Export lassen sich mit Excel nicht zuverlässig synchronisieren. Eine professionelle Zeiterfassungslösung kostet ab 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat — häufig günstiger als eine einzige Stunde HR-Mehraufwand durch Excel-Pflege.
Ja. Der Arbeitgeber bestimmt im Rahmen seines Direktionsrechts, welches Format für die Zeiterfassung genutzt wird — Excel, eine spezifische Software oder ein Papierformular. Bei der Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme hat der Betriebsrat jedoch ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das vorgeschriebene Format muss in jedem Fall alle gesetzlichen Pflichtfelder abbilden und — ab dem geplanten Zeiterfassungsgesetz — manipulationssicher sein.
Marek Rosiek
Head of Customer Success & Redakteur
Marek Rosiek begleitet als Head of Customer Success bei HRTime Unternehmen bei der Einführung digitaler Zeiterfassung – mit 15 Jahren HR-Erfahrung und Fokus auf rechtskonforme Prozesse.
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