E-Akte & Serienbriefe: Personalverwaltung ohne Papier

Rechtssichere Dokumentenverwaltung mit automatisierten Korrespondenzen: Von Arbeitsverträgen bis Zeugnissen – erstellen, versenden, archivieren. DSGVO-konform nach GoBD.

✓ Serienbrieffunktion für Massenverträge
✓ Cloud-DMS mit Zertifikatsmanagement
✓ Self-Service-Portal für Mitarbeiter

★★★★★ 5/5 Google

ISO 27001

DSGVO

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HRTime E-Akte Dashboard zeigt Dokumentenverwaltung, Serienbrieffunktion und Zertifikatsmanagement

Kern-Funktionen der E-Akte

Die 9 wichtigsten Funktionen für digitale Personalverwaltung

Von automatisierten Serienbriefen bis zur mobilen Aktenverwaltung – nutzen Sie die essentiellen Werkzeuge für papierloses HR-Management im täglichen Einsatz.

Dokumentenverwaltung

Upload von Arbeitsverträgen, Bewerbungen und Nachweisen – strukturierte Ablage garantiert permanenten Überblick über Personaldokumente.

Zentrale Datenspeicherung

Verträge, Beurteilungen und Mitarbeiterdokumente an einem zentralen Ort – direkter Zugriff ohne Wartezeit auf alle relevanten Informationen.

Serienbrieffunktion

Standardisierte Arbeitsverträge per Serienbrief generieren – Zeitgewinn durch Automatisierung, strukturierte Abläufe in der Personalverwaltung.

Such- und Filterfunktionen

Mitarbeiterinformationen per Such- und Filterkriterien lokalisieren – schnelle Navigation durch strukturierte Datenorganisation.

Verlauf und Änderungsprotokoll

Dokumentation aller Modifikationen mit Zeitstempel – lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung von Änderungsvorgängen.

Mobile Zugänglichkeit

Ortsunabhängiger Aktenzugriff per Mobilgerät – standortflexible Personalarbeit ohne Bindung an stationäre Arbeitsplätze.

Self-Service-Portal

Mitarbeiterzugang zu eigenen Personaldaten – Entlastung der Personalabteilung durch dezentrale Datenpflege und Eigenverantwortung.

Integration in HR-Systeme

Automatische Synchronisation mit bestehender HR-Software – Prozessautomatisierung reduziert manuelle Dateneingabe auf Minimum.

Zugriffssteuerung

Berechtigungskonzepte für sensible Personaldaten – Datenschutz durch granulare Definition von Zugriffsrechten auf Dokumentenebene.

Sicherheit & Compliance

Rechtssichere Datenverarbeitung mit 6 Security-Features

DSGVO-konforme Datenhaltung in deutschen Rechenzentren mit mehrstufigen Sicherheitsarchitekturen – damit Ihre Personaldaten gesetzeskonform und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Datenschutz und Compliance

Konformität mit DSGVO-Vorgaben und GoBD-Grundsätzen – rechtssichere Datenverarbeitung durch Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen

Rechtevergabe auf Personenebene für Dokumentenzugriff – Schutz vor unbefugtem Zugriff durch individualisierbare Sicherheitsarchitektur.

Deutsche Cloud-Speicherung

Datenhaltung in deutscher Cloud-Infrastruktur – permanente Verfügbarkeit bei Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen.

Automatisierte Erinnerungsfunktion

Fristenmanagement per E-Mail-Benachrichtigung – Terminüberwachung verhindert Versäumnisse bei zeitkritischen Personalvorgängen.

Onboarding-Prozesse

Checklisten zur Mitarbeiterintegration – Ressourcenschonung durch automatisierte Einarbeitungsabläufe in der Personalabteilung.

Reporting und Analysen

Eigenständige Berichterstellung zu HR-Kennzahlen – datengestützte Personalentscheidungen durch Fluktuationsanalysen und Auswertungen.

Kundenstimmen

Was Unternehmen zur E-Akte sagen

Über 250 Mittelständler haben Papierakten abgeschafft – Zeitersparnis bis zu 80%.

★★★★★

Die Serienbrieffunktion hat uns die Lohnrunde gerettet. 180 Gehaltsanpassungen in 10 Minuten statt 2 Tagen. Und alles rechtssicher archiviert.

★★★★★

Self-Service-Portal reduziert Anfragen um 60%. Mitarbeiter laden Gehaltsnachweise selbst runter statt uns anzurufen. E-Akte war beste Entscheidung.

★★★★★

Zertifikatsmanagement ist Gold wert. Führerscheinprüfungen automatisch erinnert – kein Fahrer mehr ohne gültige Lizenz im Einsatz. Haftungsrisiko weg.

Papier vs. Digital

Warum Unternehmen auf E-Akten umsteigen

Papierbasierte Aktenführung wird zunehmend durch elektronische Systeme abgelöst – Platzgewinn und Zeitersparnis durch direkten Dokumentenzugriff.

Papierakten

Zeitverlust durch Aktenordner-Recherche
Archivflächen binden Büroraum
Manuelle Verwaltung erhöht Aufwand
Risiko durch Dokumentenverlust
Fehlende Änderungsdokumentation
Standortgebundener Aktenzugriff
Händische Prozesse binden Ressourcen

HRTime E-Akte

Dokumentenzugriff in Sekundenschnelle
Papierlose Verwaltung setzt Raumkapazität frei
Kosten- und Zeitreduktion messbar
Datensicherheit durch deutsche Cloud
Vollständige Änderungshistorie
Mobiler Zugriff ortsunabhängig
DSGVO- und GoBD-Compliance integriert

Sehen Sie die E-Akte + Serienbriefe in Aktion

In 2 Minuten zeigen wir, wie Sie Arbeitsverträge für 100 Mitarbeiter in 5 Minuten erstellen – regelkonform mit Vorlagen.

So sparen Sie 70% Zeit bei Personalverwaltung

Automatisierte Workflows ersetzen manuelle Prozesse – von Vertragserstellung bis Archivierung.

Massenverträge in Minuten

Serienbrieffunktion nutzt Vorlagen – Platzhalter für Name, Gehalt, Abteilung. 100 Verträge = 5 Min statt 8 Stunden.

Null manuelle Nacharbeit

Dokumente automatisch in richtige Akte sortiert, Fristen im Kalender, Unterschriften per E-Signatur eingeholt.

Rechtssicherheit garantiert

GoBD-konforme Archivierung, DSGVO-Löschkonzepte, Audit-Trails – TÜV-geprüfte Prozesse.

Preisrechner

Berechnen Sie Ihre E-Akten Kosten

Transparente Preise inkl. Serienbrieffunktion, Zertifikatsmanagement, Self-Service – keine versteckten Kosten.

Anzahl Ihrer Mitarbeiter

Ihr monatlicher Preis für die E-Akte:

225,00 €

pro Monat

Das entspricht 2.700,00 € pro Jahr

Jetzt kostenlose Demo buchen

Mindestvertragslaufzeit 1 Jahr · Alle Preise zzgl. MwSt.

Integrationen

Nahtlose Anbindung an Ihre Systeme

DATEV

SAP

REST-API

CSV/Excel

Datafox

Testen Sie die E-Akte + Serienbriefe

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